¿Reconoces las situaciones que vienen a continuación?

1.Visitantes inoportunos

¿Cuántas veces viene un compañero a tu mesa a   preguntarte algo o simplemente a hablar del último chisme?   5 minutos, que se convierten en media hora. Mas el tiempo   adicional para volver a concentrarte. Una trampa invisible.   ¿Quién se resiste a dar su opinión sobre el último partido   o sobre la última ‘movida política? A menudo va   disfrazada de una conversa-ción de trabajo, pero acaba   transformándose en una conversación sin trascendencia.

Hay 2 razones que nos empujan a dejarnos   interrumpir: Somos humanos y nos gusta relacionarnos y   por otro lado no queremos herir los sentimientos de los   demás negándoles una conversación. Somos como una   ONG.

La única solución es aprender a decir que no. Con   la mayor diplomacia del mundo y con una sonrisa di que   no. Existen ciertas frases que te salvarán (con una sonrisa   por supuesto). Di a quién te interrumpa:   -»En estos momentos necesito terminar esto con   urgencia, ¿Has preguntado a Juan el de la 2ª planta como   solucionarlo? Creo que hace poco tuvo un caso similar.»   -»Creo que tengo un par de ideas al respecto, ¿Qué   tal si nos vemos luego a la salida y te lo comento?»   O simplemente:   -»Muy a mi pesar no puedo atenderte a hora,   entiéndeme.» Sencillo y claro.

No se van a enfadar si les   das argumentos   Para casos extremos valen las siguientes artimañas:   Permanecer de pie mientras hablas.   Vete al lavabo mientras hablas con ese proveedor   tan pesado, seguirte se le hará más complicado.   También vale el:»Perdona me están llamando.»   Y la más efectiva: levántate y vete a la puerta durante   la conversación.

 

 2.Usa bien el teléfono

Es el mejor invento que ha habido, pero también   puede ser tu peor enemigo. El mayor pro-blema del   teléfono no es el tiempo que pasamos hablando, sino el   que tardamos en volvernos a concentrar en lo que   hacíamos.

Además solo hablamos un 20% con quien   queremos, se pierden muchas horas en rellamar.   Concentra tus llamadas de seguido y en los   momentos donde menos fresco estés. Los momentos  brillantes son para los asuntos importantes. Apunta las   llamadas y devuélvelas de seguido en otra franja horaria   que estés más disperso.  Uno de los trucos más efectivos es conocer el   horario de tus interlocutores, tras algunas llamadas podrás   observar que las veces que contesta suele ser a una   determinada hora. Antes de comer y a primera hora de la   mañana suele ser cuando la gente más está en su mesa  junto al teléfono.

Las llamadas a primera hora que tantas veces se   dan, no son muy útiles, derrochas tu mejor momento y es   posible que no encuentres a nadie. La única excepción   es para labores comerciales, como confirmar citas a   primera hora de la mañana. Hazlas justo antes del   mediodía. A esa hora mucha gente está en su puesto de   trabajo, ya se han cansado de dar vueltas por ahí. No   estará de más que averigües sus horarios, pregúntales si   es necesario.   Curiosamente la mayoría cree que no pasa tanto   tiempo al teléfono, pero las estadísticas son alarmantes.   Pasamos bastantes horas colgados del auricular.

No soy   partidario de dejar que suene el teléfono, además de ser   una falta de educación, el estrés que supone estar   escuchando el pitido y saber que volverá a llamar, no  conduce a nada.   Así que abrevia las llamadas, que tu tiempo es oro:

• Cuando hables, intenta siempre cerrar la   conversación desde el primer minuto.

• Si te llama esa máquina social a la que le   encanta contar sus aventuras de fin de   semana pregúntale simplemente ¿Qué   querías?

• Utiliza el: «Dentro de nada tengo que ir a   una reunión pero dime, dime…» Muy   efectivo.

• Si tienes que llamar tú, a primerísima hora   y a última no encontrarás barreras en forma   de secretaria

• También ahorraras tiempo si asumes que   la mitad de las veces nuestro interlocutor   no entiende lo que queremos decir por lo   que es importante poner énfasis en lo   importante; ojo a lo que se asumen.

• Para librarte con los que tiene ‘demasiadas’   ganas de hablar no dudes en cortarles. No   les rebatas nada porque estarán ansiosos   por dar su opinión pero diles claramente   que tienes otro asunto pendiente.   Y si dispones de un asistente; genial, que pregunten   lo más explíci-tamente el asunto a tratar.  Ojo, que no contestar al momento no es mala   educación. Mala educación es no atender a quién tienes   delante por una llamada.  Y mira siempre el tiempo que duran tus   conversaciones, te sorprenderás de tus ratos al teléfono.

 

3. Aprende a decir NO

¿Por qué no dices ‘No’?   ¿Tienes miedo de ofender al que te pide algo? ¿No   quieres que te vean como una persona que no puede con   todo? ¿Tienes miedo al qué dirán si no soy capaz de   hacerlo? ¿Miedo a no controlarlo todo?

Cierto instinto nos empuja siempre a decir que sí.  Desde pequeños nos educaron en un ambiente donde   decir sí era más correcto que el no. Aparte que gusta  agradar a los demás. Gusta que nos vean como a una   persona que lo hace todo. Somos unos héroes.   Pero la realidad es distinta. Si quieres conseguir   tus objetivos importantes, tendrás que aprender a decir   no a muchas cosas. Esto no quiere decir que no puedas   ayudar a los demás, sino que lo hagas a su debido tiempo.   Hay muchas situaciones laborales, donde uno traerá  muchos más beneficios que aceptar todo.

Conozco el caso de una persona que aceptaba   todas las peticiones de otros. Se podía contar con ella   para todo. Desde ir a recoger a alguien a cualquier sitio,   ayudarte para que te enseñase cómo se hacían  determinado trabajo hasta gestionar las relaciones  con otros clientes en la ausencia de otras personas. Al   cabo del día se encontraba extenuada y en absoluto   satis-fecha de lo que hacía. Un día me preguntó sobre   cómo cambiar todo esto. Nos sentamos y enseguida  comprendió que era un problema de prioridades. Le dije   que escribiese en un papel lo que era importante para   ella, tanto en su vida laboral como personal. No tardo   nada en hacerlo. ¿Entonces por qué no se dedicaba a ello  exclusivamente? Ella respondió que era, porque le pedían   continuamente favores. No se dio cuenta que la gente se   acostumbró a pedírselo todo porque ella siempre decía   que sí. Acabó terminando por hacer todo lo que le pedían   y descuidando lo que a ella le importaba. ¿Qué iba hacer   para conseguir sus objetivos? En seguida se dió cuenta   de que no podía aceptar todo lo que le pedían. Tenía que   aprender a decir que no. Esto le iba a costar mucho,   pero tuvo que decidir entre enfrentarse al hecho de   provocar un rechazo inicial en los demás negándose a   ayudarles siempre o hacer lo que ella se proponía.

Este es un caso extremo. Pero es posible que a ti   te ocurra con tu superior o alguien influyente. La clave   está en hacer ver a los demás que conseguirás mejores   resultados si te concentras en lo importante.   No peques de entusiasta y te comprometas a hacer   todo lo que te pidan. No eres un salvador para los demás.   Tu deseo de complacer puede ser tu defecto, no tu virtud.   Imagínate sumergido en tu nueva tarea   -»¿Qué tal?» te preguntan   -»Bien»   … la que se te viene encima tras ese sospechoso   ‘¿Qué tal?’.   -»Estábamos pensando, como representantes de   la comisión de mejora de relaciones   interdepartamentales que dada tu experiencia y saber   hacer demostrada a lo largo de años (halago   sospechoso), que podrías ayudarnos a colaborar en   un plan de mejora de comunicación que se basa en   tal y tal…   Con cara de corderitos inocentes piden ayuda.   Disfrazan un trabajo impresionante que no quieren hacer   como una obra de caridad. Son especialistas en venir en   momentos en los que no tienes reflejos para decir no.   Primer paso, ante la duda diles que lo pensarás.   Luego ármate de valor y con mucho tacto di que no.

Una  cosa es lo que te pidan tus superiores o un buen amigo y   otra es hacer lo que otros no quieren hacer. Cuidado con   los especialistas en pasártelo todo a ti, como el corderito   que vino hace unos minutos.   Los expertos en marketing saben mucho de esto.   Apelan a nuestra educación para que los dejemos hablar.   Una vez expuestos sus argumentos saben que es más   difícil rechazar su oferta. Luego con los datos en la mano   saben quiénes son más fáciles de convencer. Algunos  compañeros y amigos igual, tienen un arte especial para   conseguir sus víctimas. Mucha sutilidad a la hora de pedir.

A otros, en cambio, simplemente no les da ninguna   vergüenza pedirlo todo.   Poco o nada vas a poder hacer si no sabes plantarte   y decir no. Destruirá tu orden de prioridades. Decir no,   no es únicamente negarte a ciertas labores, también es   cortar relaciones infructuosas o cambiar de empleo.

No  estar dispuesto a dejar que interfieran con tus objetivos.   No es pecar de egoísta, ¿Quién lo es más? ¿El que quiere  absorber toda tu energía para conseguir sus objeti-vos o   tú, que te niegas a trabajos que interfieran con los tuyos?

 

4. Desorden personal

Algunos parecen haber nacido ordenados, pero la   gran mayoría vive en un desorden conti-nuo. Las   experiencias infantiles o una falta de preparación nos ha   modelado. ¿Y tú? ¿Tienes un lugar propio para tus llaves?   ¿Tienes un lugar propio para cada cosa, gafas, pólizas de   segura, documentos del banco, herramientas, de tal modo   que tengas acceso al momento?   Algunos son organizadamente desorganizados.

Pueden encontrar un papel en un segundo de entre una   selva de informes. No hay métodos que sirvan para todos.   Pero ciertas máximas te harán la vida más fácil. Si   empiezas a estar harto de tardar horas en encontrar cosas,   de haber tenido ciertos problemillas por no entregar algo   que te pidieron y de estar disconforme con la apariencia   de tu mesa, es probable que tengas que cambiar de raíz   tus hábitos en cuanto al orden.

Nunca pienses que estas demasiado ocupado como   para organizarte. Los desorganizados clásicos son una   fuente de problemas para sus empresas o familias. Olvidan   todo, no encuentran ningún documento y jamás terminan   algo a tiempo. Tienden a trabajar más horas para   compensarlo, pero aun así, nunca terminan de hacer las   cosas bien.   Partamos de tu mesa llena de papeles. Párate. Deja   lo que estás haciendo y ponte a ordenar. No estás   perdiendo tiempo de trabajo. Todo el tiempo que inviertas   ordenando, lo ganarás con creces en el futuro. Un sistema   de bandejas para diferenciar los trabajos es perfecto.

Cuanto más sencillo mejor. Una será para el material   saliente ya solucionado y pendiente de archivar, otra para   material entrante pendiente y otra para el material entrante   que necesita de una tercera parte para continuar. La   efectividad esta en proporción a su sencillez. Así podrás   trabajar en una cosa al mismo tiempo sin pasar de un   tema a otro constantemente. Ganarás horas, trabajando   en una sola cosa al mismo tiempo. Cuando acabes con algo pasas a lo siguiente. Siempre siguiendo un plan   trazado con anterioridad.   Ya se encargarán otros de interrumpirte.

No te   interrumpas a ti mismo cambiando de tarea cada dos por   tres. Cuando vengan nuevas gestiones las dejas en tu   bandeja y sigues concentrado en lo tuyo.   Utiliza una lista para todo, incluso para tareas   personales. Multiplicará tu capacidad de planificación y  te dará una visión exacta de tu situación. Podrás ver lo  que es urgente y lo que lo parece y no lo es tanto. Te hará   planificar lo importante, lo que deberías empezar aunque   fuera poco a poco. Así no pierdes la perspectiva de tus   objetivos importantes. Si lo que de verdad cuenta para   tu trabajo es hacer un estudio sobre los costes de cada   departamento, o tener que organizar una convención con   todos los clientes, verás en tu lista que a largo plazo eso   es lo importante.

En la lista estará absolutamente todo lo que tienes   que hacer. No dejes de escribir nada por insignificante  que parezca. Si acaso escríbelo en diferentes categorías.   Si no lo escribes, acabarás olvidándotelo o lo escribirán   en cualquier papel y vuelta a generar burocracia.

El  trabajo que te lleve escribirlo será infinitamente inferior a   tener los papeles encima de tu mesa consumiendo sitio y   parte de tus nervios.

 

5. Viajes

Para mucha gente estas es uno de los mayores ladrones   de tiempo. Los viajes de avión o tren a menudo nos   pueden quitar medio o un día entero. Esto puede cambiar   ¿es posible aprovechar ese tiempo para avanzar? Si y   además haciendo un trabajo de calidad. Durante un vuelo   de una hora no tenemos interrupciones y una hora sin   interrupciones equivale a tres de trabajo normal.   Aprovecha al máximo ese regalo.

Es una manera perfecta  de cambiar tiempo perdido por trabajo de calidad.   Puedes triplicar tu productividad. Los viajes largos en   avión o tren son una gran posibilidad para enfrentarte a   un problema en parti-cular. Largo tiempo ininterrumpido   pensando en un mismo tema, concentrado tus fuerzas en   el hasta resolverlo. Muchas veces no obtienes la respuesta   en el mismo día, pero al de un tiempo te aparece como   por arte de magia.

En las salas de espera de estaciones y aeropuertos   ocurre lo mismo. Si embarcas al final cuando haya menos   cola y llega puntual para coger el billete, dispondrás de   un tiempo inmejorable para trabajo de calidad (ese que   sólo se consigue a solas y sin interrupciones). Además   cuenta con el tiempo añadido de los posibles retrasos.   Libros enteros se han escrito en las salas de espera.   Durante el viaje aprovecha los sitios que dan a la   ventana ya que nadie pasará delante de ti para ir al   servicio. Esto eliminara más interrupciones. Podrás   dedicarte exclusivamente a ese trabajo que nunca terminas   y que necesita mucha concentración.

También puedes  aprovechar para leer informes o diferentes artículos que   has ido recopilando para leer con calma. ¿Has probado   a llevar una grabadora? Redactarás cartas o recogerás   pensamientos suelen surgir cuando menos te lo esperas.   Llega puntual al aeropuerto o estación. No   ahorrarás nada si vas a última hora con prisa. En la oficina   decides quedarte hasta última hora para «ganar» tiempo.   No ganas nada porque ese tiempo lo pasas agobiado   pensando en que tienes que irte. Pero si llegas puntual a   la estación estarás más calmado y podrás concentrarte   mejor. Y ya en el hotel y en tus momentos de menor   energía, aprovecha para poner al día tus notas de gasto y   las hojas de dietas.   Pero al mismo tiempo procura agrupar los viajes.   Prepara todos los detalles al máximo.

Muchas veces un   viaje te lleva a otro ya que se dejan muchos temas sin   cerrar. Si se hubiera planificado correctamente, esto no   hubiera ocurrido. Aprovecha una zona geográfica para   hacer tosas las visitas posibles y no tener que volver en   breve. Otra opción con la que ahorrarás muchos días es   encadenar los viajes. Si tienes que ir a diferentes puntos,   haz uno detrás de otro. Le cogerás el punto a los viajes y   se convertirán en días normales.

Y en última instancia plantéate la alternativa   de no hacerlos. ¿Puedes invitar a muchas de tus visitas   a que vengan a tu oficina? Muchos viajes son   evitables. En muchos casos es posible y además   quedarás bien y darás una buena imagen. Tendrás   toda la información a mano. Abusa de la   videoconferencia, te ahorrará varios días de viajes   innecesarios.

 

 6. Pero…, quién manda aquí

Puedes tener la mejor intención del mundo, que si   no tienes claro para quién es tu trabajo o quiénes son tus   superiores, la desmotivación puede hacer que tu   rendimiento sea nefasto.   Las empresas cambian a un ritmo de vértigo. Los   puestos rotan a mayor velocidad. Las fusiones y   absorciones entre empresas hacen que a menudo se   dupliquen o eliminen puestos, seguramente ya habrás   vivido una experiencia de ese tipo. Todo esto degenera   en puestos de trabajo mal definidos, ¿el tuyo? No puedes   permitírtelo. Es un problema grave y tienes que actuar.   Con buena o mala intención siempre habrá alguien   que quiera tener más responsabilidades. No dudará en   hacer parte de tu trabajo si ve que eso sirve a sus   objetivos. Esto ocurre, no debería, pero ocurre.

Sobre el papel todas tienen su propio trabajo, pero   la vida real es distinta. Hay varias partes en una empresa   que pueden tener varias tareas solapadas. Departamentos   tan próximos como logística y compras o comercial y   marketing son un claro ejemplo.   Cuando empiecen las interferencias, la solución es   hablarlo con el compañero que las produzca. Todo con   mucha tranquilidad. Si hace falta, hazlo un poco oficial y   reúnete con el en un sitio aparte. Exponle la situación. Y tranquilidad, mucha tranquilidad. Un par de palabras con   calma y en el momento exacto, pueden hacer milagros.   Pregunta que se puede hacer al respecto (El poder de las   preguntas). Abiertamente. No dejes que una situación   mala se convierta en una peor.

Pero has de hacerlo, háblalo y atrévete a discutir el   problema, tu futuro está en juego. Di que no hará falta   acudir al jefe para solucionarlo, que entre vosotros   podréis. En el noventa por ciento de las veces se hará un   pacto de caballeros y el conflicto estará resuelto. Puede   que te resulte desagradable pero no te quedará otro   remedio. Cuanto antes atajes este problema, menos daño   te causará en el futuro.   Otras veces el problema nace de arriba, un jefe   que cambia de opinión continuamente (que los hay) o es   fácilmente influenciable puede ser un lastre. Demuéstrale   los beneficios que supondría clarificar la responsabilidad.

El tiempo que se ganaría si las tareas no se repitiesen. Si   la persona X es responsable de ello y no tú, perfecto.   Pero que entonces redefina cual va a ser tu trabajo. Le   obligarás a pensar y ante esta tesitura tendrá que afrontar   el conflicto y tomar una decisión.

 

7. Mala comunicación

Detrás de cualquier fracaso hay un malentendido.   A menudo damos por sentado cosas que no son como   creemos. Luego viene el error; no era lo que nos pedían.   Y vuelta a empezar de cero. ¿Cuántas horas de trabajo   desperdiciadas por haberlo interpretado a tu modo? Si   intentaras captar al máximo lo que quieren de ti podrías   ahorrar un tiempo inimaginable.   Cualquier ejecutivo con experiencia puede pasar   una tarde contando historias sobre malos entendidos.

Como las historias de la mili. Clarifica al máximo lo que te piden o lo que pidas   tu.   Si algo puede ser malinterpretado, lo será.   La tendencia a trabajar lo menos posible da una   visión muy particular a tu interlocutor. Así que conviene   no ahorrar explicaciones, cuan-to más claro y repetido   mejor.

Hay comunicadores natos. Se explican con claridad   y les entiendes a la primera. Enseguida te hacen ver lo   que buscan y como quieren que lo hagas. Tu captas la   esencia a la primera y das el resultado que buscan. Otros   lo hacen más difícil. Dibujan una maraña de órdenes y   contraordenes indescifrables. Es el caso del jefe autoritario   que no pide feedback para ver si lo has asimilado. Da   por sentado que se le en-tiende. Con la mejor de las   intenciones, te pones a hacerlo y al entregar el trabajo   resulta no ser lo que buscaba. Tiempo perdido y la moral   por los suelos. Ante la duda se pesado y pide que te lo   explique de nuevo. Al cabo de un año ahorraras días de   trabajo.   Intenta que la información pase por las menos   personas posibles.

A menudo se dictan informes en los   que se dicen frases que al pasar de una persona a otra se   distorsionan. La expresión «es importante remarcar que   se calculen los precios netos» fácilmente se transformará   en una expresión «se pueden calcular los precios netos»,   si esto supone trabajo seguro que en el informa final no   hay ni palabra de los resultados netos, y luego vienen los   líos…   Recuerdo una reunión de ventas en la que eran   exigidos una serie de propuestas y ofertas para potenciar   las ventas, que se darían a conocer en la siguiente reunión.

En el traspaso de la propuesta a los jefes de delegación y   en la posterior orden de estos a los comerciales, no quedo   claro que resultados pedían para la siguiente reunión.   Cada vendedor lo interpreto a su modo. El follón que se   armo en la siguiente convención de ventas fue   considerable. Hubiera valido con una circular por escrito   sobre lo que se demandaba: por escrito.   Cuando te intenten explicar algo escucha con   atención. Sin interrupciones. Deja que tu interlocutor se   explaye cuanto quiera. Poseemos cierta tendencia a dar   todo por asumido. Hacemos nuestra propia película de   lo que nos dicen. Una vez que este todo dicho, pregunta.   No tengas miedo a que te clarifiquen todo y parecer tonto   preguntando, piensa en el trabajo extra que ahorrarás   con ello. Toma notas de lo que consideres más importante,   en un futuro serán comentarios muy valiosos.

 

8. Falta de disciplina

Ahora plantéate esta cuestión. ¿Te has preguntado   alguna vez si eres lo suficientemente autodisciplinado para   conseguir cualquier cosa que te propongas? La mayoría   nunca lo ha hecho. Piensa sobre ello.   ¿Por qué la gente no tiene la disciplina suficiente para   hacer lo que se propone?

Dos causas: Cansancio físico y   mental.   Cansancio físico:   A menudo estás cansado. A todas horas tienes que   estar haciendo todo tipo de trabajos. Las interrupciones   son constantes. Lo habitual en cualquier empresa.

Para superarlo necesitas más energía: Intenta dormir   más, a veces una noche larga de sueño ininterrumpido puede   hacer milagros. Te cuesta soltar el mando del televisor   cuando todavía son las 12.00, pero intenta irte una hora   antes a dormir. ¡Notarás la diferencia!

Cansancio mental:   La otra causa de falta de indisciplina es la indiferencia   por tu trabajo. Puede que lleves tiempo realizando el mismo   trabajo repetitivo, día tras día. Esto te desmotiva. Quizá   hace tiempo que quieres cambiar. Aunque sea así, mira cómo  puedes mejorar tu trabajo con cosas nuevas. En el peor de  los casos habrás aprendido algo nuevo, además los retos   te forjarán en la autodisciplina.  Echa un vistazo al ciudadano medio del mundo   desarrollado.

No resiste un solo día sin en-venenarse con   comida basura, mirando la TV a todas horas. La eficacia   no es moneda común; acuérdate de los que llegan tarde a   sus citas, los .proveedores que no respetan fechas de   entrega…La mayoría de empleadores lo confirman. La  mitad llega muchas veces tarde. Pregunta en cualquier   empresa y oirás cientos de casos de absentismo laboral.   No tienen la disciplina suficiente para levantarse por las   mañanas.

Y la otra cara de la moneda, piensa en ese futbolista   que es mejor estrella de marketing que futbolista. Para   mantenerse en la cumbre, su disciplina le obliga a unos   entrenamientos a fondo y a ensayar saques de falta horas y   horas. Los deportistas de élite o los mediocres que se   convierten en grandes, poseen una disciplina sistemática.   Mantienen su peso a raya a pesar de su edad y nunca olvidan   la disciplina. Muchos pilotos de Fórmula 1 pesan más con   los años, pero hay algunos que siguen pesando lo mismo   año tras año y con una forma física increíble. El trabajo   duro y a lo que se renuncia nunca se ve, solo de dice que   siempre gana el mismo. A todas horas renuncian a dulces y   grandes banquetes, sólo entrenan. Y empezaron solos, varias   horas al día sin garantías de éxito.

Pésate regularmente y visita al médico para que te de   un toque da atención. Estarás muy por delante de todos en   cualquier negocio si te mantienes en forma. Para que te   respeten la autodisciplina es fundamental. Te da un sentido   se superioridad, del que por supuesto nunca harás gala. Lo   sabrás para ti y los demás lo notan. El disciplinado no   necesita gritar ni amenazar para conseguir lo que quiere, la   gente nota su superioridad y le da lo que pide.

Hacer las cosas y hacerlas a tiempo atraerá como un   imán más oportunidades para ti. La autodisciplina irradia   atracción. Mira la televisión, mira en el deporte y encontrarás   pistas. Mira en la calle y te darán mas pistas. Todos lo que   parecen tener suerte, tienen autodisciplina.

Como dice un escritor de éxito: «Son las 6.00 y aquí   estoy. Estando escribiendo a primer hora del día. La única   manera de tener mis libros en las tiendas….La única manera   de empezar un tercer y un cuarto libro. Cuando ocurre algo   yo continúo escribiendo. Yo soy vago, muchos   conseguidores son vagos, todas las mañanas nos cuesta   levantarnos. Todas las mañanas peleo conmigo mismo y   tengo que hacer un terrible esfuerzo para levantarme de la   cama, pero me levanto.»

 

9. Crisis Management

«¡Si es que me paso el día apagando fuegos!»   Una, sino la mayor causa de pérdidas de tiempo,   son las crisis que una vez y otra aparecen en nuestro   trabajo. ¿Cuántas veces te ha ocurrido que el final del   día estas sentado en tu mesa y todavía no has empezado   lo que querías hacer por la mañana?   La Ley de Murphy: Si algo puede salir mal, saldrá   y en el peor momento posible. ¿Te suena no?   ¿Es un problema que se puede ignorar?

A menudo  surgen problemas a los que perfectamente se las puede   dejar de lado, lo han de solucionar las personas   responsables. Haz una prueba, intenta pasar de una crisis   típica durante un día, al día siguiente podrás ver que no   era para tanto y que te pudiste dedicar a una tarea más   importante. Tenemos que quitarnos ese complejo de «lo   puedo todo» y meternos en estas crisis. Hay directores   que no se meten en los problemas que saltan hasta 2 días   después, saben que la mayoría son falsas alarmas.

Un Truco que nunca falla es darte más tiempo para   todo. Cuando te pidan fecha para terminar un proyecto,   tu respuesta será darle un plazo lo más corto posible para   impresionarle. Ej. Estamos a Jueves y le respondes que   estará para un lunes. Como siempre la Ley de Murghy se   encargará de que surjan problemillas y verás que para el   lunes no te va a dar tiempo. Además pasarás el fin de   semana agobiado viendo que no te da tiempo.

El martes   lo entregarás tarde y las prisas puede que produzcan fallos   en el resultado.   En cambio si hubieras dicho que estaría para el   miércoles hubiera pasado lo siguiente: para el lunes lo   hubieras tenido casi terminado sin pasar un fin de semana   agobiado. Los inevitables problemas de última hora lo   habrán retra-sado para el martes. El martes con un día   más de tiempo te da para repasar todo el trabajo y para   el miércoles habrás entregado un trabajo de calidad.

A   los ojos de tu jefe habrás quedado como una persona   efectiva. Añade siempre un 30% más de tiempo para   planificar acciones.   La manera más eficaz de acabar con las crisis es   preverlas con antelación. Con mucho la medicina más   efectiva. ¿Qué puede salir mal? ¿Qué o que personas en   este proyecto pueden fallar? Una pista: A menudo suele   ser una persona cuya ausencia durante un tiempo haga   que un proyecto se tambalee. Identifica quién es.

También puedes prever futuros desastres   preguntando a tu equipo a o tus compañeros que ven   ellos que pueda salir mal. Muchas veces se lo olerán,   pero casi nunca lo dicen, ya que temen en-frentamientos   con sus superiores y que les acusen de culpables.

Es  importante tener la confianza suficiente con la gente para   que estos no tengan miedo de anunciar posibles   problemas.   Siéntate en una hora calmada y continúa apuntando   todo lo que creas que puede ir mal. Escríbelo. La   sensación de pararte a pensar al principio te resultará   extraña.

Te entrará una sensación de que no estás haciendo   nada y tu conciencia está intranquila. Sigue pensando.   Podrás evitar un montón de problemas si te dedicas a   prever todo lo malo que puede surgir. El tiempo ahorrado   en esta planificación te ahorrara horas y hasta meses   enteros de problemas.

 

10.  Posponer, tu peor enemigo

Posponer es lo que más separa de los que tiene   éxito y los que solamente quieren tenerlo. Es el mayor   destrozacarreras que conozco. Gente brillante e inteligente   que por no agarrar el toro por los cuernos, pospone lo   difícil eternamente hasta que se ganan una merecida fama   de ineficaces.

Los periódicos, el café extra son trampas que nos   hacen creer que trabajamos y nos recuperamos pero en   el fondo solo estamos posponiendo un trabajo. Ob-serva   algunas mesas que aumentan de volumen   considerablemente. Cada vez toma más cafés y están mas   en los pasillos, una triste defensa psicológica para no   atacar su trabajo.

Muchos pueden vivir con malos resultados, con un   mal nombre en cuanto a su calidad de trabajo, las fechas  límites no significan mucho para ellos. Su vida consistirá   en librase del trabajo, llegar a casa ver la televisión y   esperar a que el día siguiente puedan volver a librarse.

Confían en que el trabajo desaparecerá o que alguien lo   hará por ellos. Se auto sabotean con un bajo rendimiento,   algunos son inteligentes pero nunca darán todo de si   mismos. Otros esperan a la inspiración, y esta no llega. A   menudo comenzar a trabajar en algo es la mejor manera   de que la inspiración aparezca. Y otros tantos se sumergen   en pequeños trabajos sin importancia con miedo a quedar   mal si fallan en los grandes proyectos. Algunos, en cambio,   son demasiado perfeccionistas y convierten en extenuante   la más pequeña de las tareas. Pero todos tienen en común   el mismo defecto, posponen y nunca agarran el toro por   los cuernos.

Cierto pánico a lo desconocido nos hace   continuar con nuestras costumbres y dejar para mas tarde   cualquier intento de mejora. Empezar una tares larga nos   cuesta. En el lote van roces y situaciones personales   incómodas. Además será un trabajo considerable. Pero   como posponer lo sencillo, lo convierte en complicado,   hay que pasar por el aro y enfrentarse a la cruda realidad.   La recompensa es grandísima. Y si no, acuérdate la última   vea que decidiste enfrentarte a la realidad, pasaste un   mal rato pero los beneficios fueron ingentes. ¿Te mereció   la pena?   Todo es empezar, la mitad del trabajo. Si retrasas   te privas a ti mismo del éxito.

Toda esa gente de éxito  que tanto admiramos ya sean empresarios, actores o   cualquier tipo dicen que lo importante no de su originalidad   sino el ponerse a trabajar. El actor William Dafoe dice   que se considera a sí mismo como un conseguidor, alguien   que simplemente se pone a hacer las cosas. Cuanto más   esperas a hacerlo, más duro se hace. Automáticamente   pierdes el control de ti mismo.

Parte el trabajo en pequeños trozos. ¡Ya! Date una   fecha límite y empieza, díselo a todo el mundo o   escríbetelo y prémiate para conseguirlo. Ponte una fecha   cercana, no pasa nada si hay que cambiarla a más tarde.   Prémiate por los pequeños pasos. Empieza siempre por   lo más difícil. Los primeros días quítate lo peor  del trabajo   y en esos días haz a primera hora lo que más cueste.   Mantén un horario fijo en el que tu cuerpo se acostumbre   a ese trabajo duro. Si empiezas a las 8 a estar concentrado   durante uno hora para completar informes y diseñar   estrategias hazlo así todos los días. No importa que al   principio sea todo desordenado y sin afinar, ya lo irás   afinando con el tiempo, es un trabajo más fácil.   Muchísi-mos tienen por costumbre posponer todo.

No se dan cuenta de que la vida pasa y no consi-guen   nada. Dejan escapar oportunidades. Demasiado esfuerzo   ponerse a hacer esas llama-das. Por un lado están los   maestros de la postergación Los que calculadamente   dejan todo para el final y sobreviven en cualquier trabajo   haciendo lo justo. Pero tu caso es distinto. (Sino no habrías   entrado en esta web). Tu no tendrás miedo a dar la cara   frente a ese cliente enfadado,   Algunos trucos para eliminar la postergación.

• Haz un plan detallado de todo lo que va a   hacer falta y con fechas aproximadas de   cuando se ha de cumplir. Decide cuando   vas a empezar y cúmplelo a rajatabla. A   menudo lo más difícil es empezar.

• Empieza a trabajar en lo importante a una   hora en que tu nivel de energía sea máximo.   Sobre todo, haz las cosas más   desagradables al principio. Tienes el gancho   de que el resto del día será mejor, y   efectivamente lo será.

• Ponte fechas límite. Conforma de acerca   verás que no queda otro remedio. Sino lo   se-guirás posponiendo.

• Prémiate. Tomarte un café después de   rellenar ese horrible formulario puede hacer   maravillas.

• Algunas tareas serán más complejas y de   larga duración. Divídelas en pequeñas   partes. No la veas como una sola tarea.   Haz como si las partes fueran   independientes entre sí. Au-mentará tu moral   si ves como completas las diferentes partes.

• No caigas en la trampa de hacer las   pequeñas cosas. Llegará un momento en   que estarás más cansado y entonces si que   te será imposible empezar.

• Visualiza los beneficios.

• Pon fechas tope para terminar. Escríbelas   si hace falta o díselo a alguien. Notarás la   dife-rencia.

• Combínalo si hace falta con otras cosas.   Mientras ves la TV puedes limpiar la casa,   o mientras escuchas música escribir ese   tedioso borrador, ya lo corregirás en otro   momento de inspiración.

• Prueba a cambiar de aires, puede que en   otro sitio la inspiración aparezca.

• Encuentra la motivación y la energía   necesaria, no falla el truco de hacerlo a   primera hora…

• Ponte una meta, 10 hojas al día, o 5 visitas   de ventas al día, o 3 tareas desagradables   completadas al día, 2 llamadas que no   quieres hacer por mañana o 2 horas de   trabajo ininterrumpido cada día. para   completar ese trabajo.