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Tal y como has contestado a las preguntas, ya
tienes una idea de las áreas donde tu manejo del tiempo es más deficiente. En los siguientes puntos
tienes un resumen de los actores principales en la Gestión del Tiempo. Te servirá de
guía.
Fijación de
Objetivos (preguntas 3, 6, 10, 16)
Para empezar a gestionar eficazmente tu tiempo,
necesitas saber tus objetivos. Es una condición indispensable. No por saberlos vas a cumplirlos,
pero necesitas saberlos. Es como abrir la puerta del coche para conducir. El hecho de abrirla no te
hará llegar al destino, pero si no lo haces no entrarás en el coche.
Si sabes a dónde quieres ir, averiguarás qué es exactamente lo que
tienes que hacer y en qué orden. Pero sin objetivos, perderás el tiempo en cosas sin importancia y
no darás prioridad a los puntos clave.
La mayoría descuida la fijación de objetivos, ya que requiere tiempo y
esfuerzo. Lo que no saben, es que invirtiendo un poco de tiempo y esfuerzo ahora, ahorrarán una
enorme cantidad de tiempo, esfuerzo y frustraciónes en el futuro.
El arte de
priorizar (preguntas 3, 8, 9, 13, 14)
Dar prioridades es de vital importancia. Sino,
trabajarás muy duro sin lograr resultados. Derrocharás tiempo en asuntos sin importancia
estratégica.
La mayoría tiene algún tipo de lista de “cosas que hacer”. El problema
es que estas listas son simplemente eso: una colección dispersa de cosas que necesitan hacerse, sin
más. La lista en sí no tiene ningún sentido y el trabajo que conlleva seguirla sin mas, será
igualmente desestructurado. La clave está en como trabajar esa lista - de arriba abajo, de abajo a
arriba o de más difícil a más fácil (esta última es la correcta).
Para trabajar de manera eficiente, lo primero es
ordenar las tareas de mayor a menor valor. Así te enfocarás primero en conseguir los proyectos
fijados en su fecha. Que mires hacia atrás y digas: “¡Lo que me he quitado de
encima!”
Cómo manejarse con
las interrupciones (preguntas 2, 5, 7, 11)
Tener un plan y saber cómo priorizar, es una
cosa. Lo siguiente es saber qué hacer para eliminar las interrupciones durante el día. Es un hecho
ampliamente comentado la cantidad de interrupciones que soporta cualquier empleado, tanto en un
puesto directivo como en cualquier otro. Llamadas telefónicas, consultas, preguntas de los
empleados, y toda una serie de acontecimientos que surgen inesperadamente. Algunos se pueden tratar
inmediatamente, pero otros necesitan ser gestionados.
Excepción: algunos trabajos requieren que estés disponible para cuando
necesiten tu ayuda – entonces la interrupción es una parte natural y necesaria. Aquí, haz lo que
razonablemente puedas para reducir al mínimo las interrupciones, sin asustar a la gente que
realmente necesita interrumpirte.
Posponer (preguntas
4, 10, 12, 14)
El "Lo dejo para luego" ha sido la caída de las
mas prometedoras carreras. Tras muchos "para después", el trabajo se agiganta tanto, que cualquier
tarea parece insuperable. Posponer es tan tentador, que llega a ser mortal.
La mejor manera de salir del pozo, es reconocer que eres tú quién ha
llegado a ese punto. Averigua por qué aplazas las tareas. ¿Miedo al fracaso? (¡Aunque muchos lo
hacen por miedo al éxito!)
Solamente cuando sepas por qué aplazas tanto podrás crear un plan para
cambiar de hábitos. Prémiate por la obtención de tareas finalizadas, ¡y recuerda periódicamente las
horribles consecuencias de no hacer estas aburridas tareas!
Planificación (Preguntas 1, 2, 7,
12)
Gran parte de la gestión del tiempo se reduce a
programar tu tiempo. Cuando sabes cuáles son tus objetivos y prioridades, solo necesitas crear un
programa que te ponga en marcha, y te proteja contra el estrés.
Significará que comprendes los factores que deciden el tiempo
disponible para cada tarea. No sólo tienes que programar las prioridades, sino que tienes que dejar
un espacio para las inevitables interrupciones. Añade un tiempo de gracia para los acontecimientos
inesperados para moldear tu horario. Un sólido programa con tus prioridades como columna vertebral
y una correcta distribución del tiempo, te permitirá controlar tu tiempo y mantener tu vida en
equilibrio.
Puntos clave:
Gestionar el tiempo es una destreza fundamental
que te ayuda no solo a mantener tu trabajo bajo control, si no a mantener el estrés bajo
mínimos.
A todos nos encantaría tener un par de horas extra más al día. Es
posible si trabajamos inteligentemente en las cosas de máxima prioridad, con un programa de
objetivos en la mano.
Con esto, podemos trabajar eficazmente, y lograr esas metas, sueños y
ambiciones que tanto nos importan.
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