10 Minutos que te Ahorrarán Horas

Me extraña ver a muchos ejecutivos confiar sus agendas a sus secretarias. Cómo van a organizarse si algo tan importante como su agenda lo dejan en manso de otros. ¿Qué mejor que uno mismo para saber con quién y cuando se quiere hablar? Es un error fatal confiar la gestión del día a otro.

Ponte a prueba. ¿Cuánto tiempo has dedicado en los últimos días a planificar formalmente? No vale el tiempo que pensabas mientras conducías ni el que estabas en el ascensor. ¿Cuánto tiempo te sentaste y te dedicaste únicamente a planificar, a contrastar experiencias y a distinguir prioridades? Es posible que no te acuerdes. Si supieras el poco tiempo que dedican a pensar y planificar en calma la mayoría de personas, te asombrarías.

Tu Clave: 10 Minutos de Planificación diarios

Planifica cada día durante 10 minutos. En esos 10 minutos donde no harás absolutamente nada, salvo relajarte y pensar. Desconecta el móvil y no mires el ordenador, únicamente planifica las próximas 24 horas. Si dedicarás tan solo 10 minutos diarios a pensar, asustarías a tu entorno con tu capacidad de planificación y organización, la gente te vería como un mago por todo lo que puedes llegar a conseguir.

Los costes son mínimos y los beneficios tremendos. Unos pocos minutos que te producirán horas de beneficios. Cuanto más pienses, mas trabajo ahorrarás. No dejes que un día lleno de trabajo no te deje pensar. Son solo 10 minutos. Es sencillo.

¿Y porque la gente no lo hace? Para empezar no lo sabe. No es consciente de que planificar ahorra tiempo. Es más cómodo leer el periódico o charlar con el primero que encuentran. Creen que ya saben lo que tienen que hacer y que planificar sobra. Una estrechez de miras que no les deja ver trucos para hacer todo más rápido, ni abrir su mente a nuevas ideas. Otros se justifican con las interrupciones, pero la gran mayoría está tan adsorbida por el día adía que ni siquiera se lo plantea.

El tiempo que pases planificando una tarea, te ahorrara diez veces su tiempo de ejecución. Si piensas durante una hora, ahorrarás diez de trabajo sin sentido. Es como diseñar un proyecto donde agrupas tareas y aprovechas ciertos trabajos para completar otros, eliminas tiempos muertos y desatascas los cuellos de botella acelerando el proceso y ahorrando interminables horas. Todo lo que planifiques con antelación te ahorrará tiempo y trabajo extra.

Planificar es prever. Todo lo que puedas prever, permitirá ahorrarte gran cantidad de trabajo y problemas adicionales. Es tu herramienta para controlar lo que te pasa.

Cómo Planificar

La mayoría somos gente de mañana y cualquier puede sacar diez minutos a primera hora. Yo lo hago después de las 2 primeras horas de trabajo concentrado. En ese tiempo diseño el resto del día. Puede que no planifique mas en todo el día, pero estos 10 minutos me salvan de muchos problemas.

Hazlo por la mañana. Y mientras no hagas ningún otro trabajo. Al principio te sentirás incómodo por la sensación de no hacer nada. Crees estar perdiendo el tiempo y que deberías hacer una llamada o revisar algún asunto pendiente. ¡No caigas en esa tentación y sigue pensando!

Visualiza lo que tienes que hacer a diferentes horas del día. ¿Que va a ser lo mas importante? ¿Hasta que hora vas a estar haciéndolo? Repasa tu lista de asuntos pendientes y decide que harás y que no. Así evitarás las tentaciones de realizar trabajillos sin importancia y te dedicarás a algo de valor. Que lo hayas planificado de antemano te servirá para no desviarte en todo el día. Controlarás mejor las interrupciones y estarás más centrado en lo que haces.

Al principio de la planificación lo verás todo bastante borroso. Verás un montón de asuntos pendientes. Todos son urgentes e importantes y no sabrás por donde empezar. Querrás abandonar la planificación y ponerte en movimiento. Estas nervioso y crees que no tienes tiempo ni para pensar. Pero sigue pensando, sigue dando vueltas a todo lo que tienes pendiente y a lo que te gustaría conseguir.

Sobre el minuto 5 empezarás a ordenar tus prioridades. A partir de aquí empezarás a ver atajos por todos los lados para acabar con muchas cosas. La claridad aparece como por arte de magia. Empiezas a ver tu situación real y tus prioridades, y posibilidades de hacer las cosas de modo más efectivo. Y aprovecharás esos trabajos para asociarlos a otros planes. Ahora es cuando empiezas a verlo más claro todavía. Al final de esos diez minutos se elimina esa nebulosa de asuntos pendientes y te das cuenta de que es realmente es importante. Te dedicarás a ello con más fuerza. Una vez que tienes claro lo que quieres, lo harás todo mas rápido y evitarás pasar de una gestión a otra sin concretar nada. ¡Y solo habrás necesitado diez minutos!

Cuando estés planificando, sentirás impulsos para dejar de pensar y ponerte en acción. Evita esos cantos de sirena. Evita el triunfo fácil de completar una pequeña gestión y continúa diseñando tu día. Poco a poco te irá quedando claro que tienes que hacer y que no. Ese proyecto para rediseñar la logística se puede posponer, pero en cambio es imprescindible terminar ese manual de especificaciones casi olvidado y así lanzar cuanto antes  un producto que puede disparar las ventas. Así que no vas a ir a tal reunión, por que va a ser una perdida de tiempo y lo aprovecharás para terminar el manual.
En esos 10 minutos sacarás conclusiones decisivas que de otro modo no obtendrías. También empezarás a aprovechar al máximo tus gestiones. Puede que decidas que cuando vayas al departamento de informática, aproveches para preguntar otras cosas y pedir asesoramiento para el futuro de otro proyecto que tienes in mente (ahorrarás el tiempo de no tener que volver otra vez a hablar con la misma persona). El haber planificado con antelación evita la chapuza de ¡se me olvido preguntar tal cosa! Y vuelta a retomar una conversación. Así harás varias gestiones al mismo tiempo, aprovechando el tiempo para enfocar otros proyectos de futuro.

Mientras repasas tus planes del día, descubrirás como influir en tus planes futuros. Comprobarás que algunas ideas que tenias conservadas en tu lista cambian de prioridad y que otras sirven para reforzar planes de futuro.

Como ves lo mas productivo puede ser estar sentado en un sillón o tumbado en la cama planificando.

Instaura la Norma de los 10 Minutos

He conocido dos genios de la planificación. Uno se escapaba diez minutos cada día a un despacho vacío al lado del suyo, donde nadie le interrumpía. El otro se escabullía todas las mañanas a un café tranquilo situado dos manzanas mas arriba.

Salva 10 minutos al día para ti mismo, es una manera de recargar tus pilas y pensar a largo plazo. Que seas conocido por: "Hay un momento del día en que no esta disponible para nadie.”

Decídelo: Desde hoy y hasta el resto de mi vida, tendré mi tiempo de planificación en solitario de 10 Minutos diarios. Repasaré todas mis metas y planificaré el futuro con todo tipo de detalles.