Los 5 Secretos mejor guardados de la Planificación

¿Te gustaría planificar para conseguir exactamente lo que quieres? Te daré las 5 pautas todoterreno para planificar y  priorizar.

Te sacarán de cualquier apuro y tendrás un sistema con el que detectarás tus prioridades personales y  profesionales.   Sabrás siempre el mejor uso de tu tiempo. La gasolina para conseguir lo que te propones será la disciplina. 

¿Por qué se ignora algo tan importante como planificar? 

Parafraseando a Goethe; La mayoría gestiona su tiempo como su dinero, solo se preocupan de él cuando ven que se acaba. Muchos prefieren invertir en ocio antes que en  planificación. No son conscientes de que cuanto mas planifiquen, mas tiempo tendrán para el ocio. Prefieren una siesta de 10 minutos a pensar durante 10 minutos. Otros están tan sumidos en el día a día que nunca apartan un rato para meditar. Si supieran que cada 10 minutos que pasan planificando, suponen 100 minutos de ahorro de trabajo, cambiarían de estrategia. Aprovecharían muchas gestiones para compaginarlas con. No cometerían el error de trabajar como mulas para perder luego 2 días enteros en busca urgente de esa pieza clave para ensamblar un proyecto. Parándose a pensar, hubieran previsto que requerían adicionalmente, consiguiendo lo faltante mientras hacían otra labor. 

Son muchas las horas ganadas con una buena  planificación. Y no hace falta ser el gran estratega, 10  minutos de reflexión hacen maravillas y catapultarán tu eficiencia. 

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No planificar, es planificar para fracasar La mayoría no planifica. Como mucho, hacen planesbastante nebulosos de lo que harán la siguiente semana. Pero a un mes visto ni saben donde estarán. Se lamentan de falta de tiempo con disculpas variopintas: -»Tengo tanto que hacer que pararme a pensar es un lujo.» -»Al final del día estoy tan cansado que no me apetece pensar.»  -»Siempre surgen cosas nuevas, no puedo concentrarme en lo que me importa» Siempre están cansados y nunca son capaces de  relajarse completamente y el estrés les hace aún más improductivos.  Dale la vuelta, intenta planificarlo todo. No perderás ni un ápice de creatividad. Al contrario, ahorrarás tu tiempo y el de otros. Podrás hacerlo siguiendo los 5 Pasos. Son sencillos, solo necesitas disciplina para ponerlos en práctica. Con este método te despedirás de muchos «se me ha olvidado». Adiós a dar la vuelta a medio camino para recoger lo que habías olvidado en casa. 

LO S 5 PASOS 

Nunca es demasiado el tiempo invertido en planificar. No caigas en la trampa de: «Es que cuando planifico no trabajo». Al contrario. Perfeccionas tu futuro trayéndolo hacia ti y optimizándolo. Los 5 Pasos te darán resultados asombrosos. 

PASO 1: ¿A dónde quiero llegar? 

Para empezar tienes que ser plenamente consciente de cual es tu tarea. Tienes que saber que es lo que quieres hacer a largo plazo y a partir de ahí diseñar tu plan. No pienses «hoy quiero hacer tal y tal». Organiza a un año vista. ¿Qué quieres lograr? ¿Retirarte a vivir al campo trabajando a tiempo parcial desde tu casa? ¿Qué te suban el sueldo y te den más responsabilidades? ¿Aprender todo sobre un determinado tema? ¿Ser un experto en ingenieríadel software que cobre 200.000 Euros al año como consultor? Sólo tú tienes la respuesta. Si estás contento con tu actual puesto pregúntate ¿Qué requieren de mí en el trabajo? ¿Cuáles son las tareas clave por las que me cogieron? ¿Cual es mi tarea principal? Pregunta a otros si es preciso. Te pueden contestar que hay que acabar tal informe, llamar a quién sea, visitar a alguien, etc… tareas a corto plazo. Ahora insiste: «Si, de acuerdo, pero quiero saber exactamente cual es mi tarea principal, la mas importante». Si son varias, que te las enumeren por orden de importancia. ¿Tienes un plan para ti y tu carrera? ¿Como entran en los objetivos y planes de tu empresa? No ha de ser perfecto. Con el tiempo ya lo irás mejorando. Se trata de tener una dirección que seguir. A partir de ahora cada vez que empieces a hacer algo pregúntate. ¿En que contribuye esto a mis objetivos? Así no seguirás dando tumbos. Por si acaso apunta alto, en lo personal y profesional. Y cuando empieces a verlo claro, empieza con tu plan. Es mucho más fácil saber lo que vas a hacer a corto plazo si tienes claro el largo. Todo fluirá y estará interconectado. En todo momento sabrás que hacer y serás mas fuerte para evitar interrupciones. Cuando lleguen sabrás resistir a la tentación y continuar con lo tuyo. Si eres consciente de tus objetivos, trabajarás en ellos con mayor intensidad. Y si no lo tienes claro aún (les pasa a muchos y es una de las causa principales del bajo rendimiento), reflexiona el tiempo que haga falta hasta dar con ello. Es el primer paso para la planificación, si te lo saltas, todos los demás no sirven. ¿Para que quieres un coche que alcance 250 km/h si no sabes a donde vas? Recuerda, si no eres capaz de planificar tu futuro, otros lo harán por ti. En un estudio hecho en la Universidad deHarvard, se cogió una muestra de 100 alumnos. Un 10% tenían objetivos para el futuro y un 3% del total los tenían por escrito. Al de varios años se comprobó que el 10% que tenía objetivos ganaba el triple que el resto…Y los que los tenían por escrito ganaban 10 veces mas que el resto. 

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PASO 2: Desmenuza el tiempo  

El siguiente paso consiste en diseñar cuando y cuanto tardarás en hacer lo que quieres. Ten en cuenta que: Nunca tendrás tiempo para todo, pero si para lo  importante. 

Recuerda aquella vez que te faltaba tiempo para finalizar ese trabajo. Lo sacaste de donde no había, metiste mas horas, empezaste antes y removiste medio mundo antes de enfrentarte al abismo de no completarlo. Una muestra de que siempre encontrarás tiempo si te lo propones. Todos los puestos, tienen más tareas de las que es  posible completar. ¿A que cada día tienes más gestiones  pendientes? Necesitaríamos un 30% más de tiempo para completar todo lo que nos requieren. Calcula, ¿cuántos libros, artículos, emails e informes tienes pendientes? Fácilmente son 40 horas leyendo. Nunca podrás con todo. Por eso planificar que será decisivo. 

Sobreestimamos lo que se tarda en hacer undeterminado trabajo: Cronométrate haciendo una  llamada o con cualquier gestión. Por lo menos tardas un 30% más del que predices. Haz la prueba.  Algunos ejecutivos tiene trozos de tiempo en blanco en sus agendas Esta demostrado que son mas productivos que los que sobrecargan sus días. 

Ahora que ya conoces tus prioridades desmenuza eltiempo, sin olvidara ese 30% adicional. A partir de tu línea maestra diseña tus días, semanas y meses venideros. 

¿Sabrías desglosar esos planes y metas en objetivos diarios semanales, mensuales y anuales? 

Cuando lo tengas claro puedes empezar a planificar: 

¿Qué voy a hacer de 9 a 10.00? 

¿Qué voy a decir en la reunión de las 11.00? 

¿Cómo puedo aprovechar al máximo el cuarto de hora que 

queda entre la comida y el final de la reunión? 

¿Con que proyecto me enfrascaré la mañana del martes 3 

horas seguidas? 

¿En que me concentraré la semana que viene? 

¿En que proyectos me enfrascaré los próximos 2 meses? 

¿Qué quiero tener completado este año?

Toma medidas drásticas:

¿En que contribuye esa visita pendiente a un proveedor a mis planes de futuro?

¿En  apenas nada? Pues olvídate y aprovecha ese tiempo mejor. 

Te darás cuenta que de que muchas de las cosas que haces al cabo del día son innecesarias. Quitarás lastre. Verás como se pierden en tu lista infinidad de asuntos pendientes, sustituidos por otros más importantes. 

PASO 3: Planificación mínima imprescindible: Tus 10

minutos diarios 

Elimina la mentira de que no tienes tiempo. 10 minutos para planificar tu día se sacan de cualquier lado.  Simplemente sustituye alguna microgestión por esos 10  minutillos, ya tendrás tiempo de apagar fuegos mas tarde,  el tiempo que inviertas en planificar te recompensará con creces. 

Cuando empieces, evita cualquier distracción, a  menudo nos ponemos a pensar y acabamos enfrascado en  la lectura de uno de los apartados de nuestra lista,…que nos lleva automáticamente a realizar una llamada,…que nos lleva a apuntar unos datos,…que nos lleva a otra llamada,…que nos hace escribir un email…al final pasan los 10 minutos de planificación sin planificación alguna. 

Resiste las tentaciones. La mejor hora es la primera, cuando mas en forma estas, entre las 5 y 9 de la mañana los resultados serán óptimos. Aunque cualquier hora del día en la que estés cómodo te dará buenos resultados. Encuentra un sitio sin distracciones. Aparta la mirada del ordenador y de cualquier distracción. Mira al infinito y aparecerán las buenas ideas. Anticípate a los problemas, (una de las mayores ventajas que da planificar). ¿Que puede salir mal? Ese tráfico imprevisto al dirigirte esa cita, el archivo que no quiera abrirse al hacer tu presentación, o el envío a tu mejor cliente que quizás no llegue a tiempo. Si lo prevés tendrás la solución, ahorrando horas y hasta días de trabajo extra. 

Luego, conforme pasan los minutos piensa en el largo plazo, a por tus ideales, sino pasarán los días y los años y seguirás sin conseguir nada. Cuando tengas el gran cuadro, empieza concretando al máximo, diseña el tiempo con exactitud, piensa: voy a invertir 2 horas en X y 3 en Y,dejando espacio intermedio. Y acuérdate, que para todo se tarda un 30% mas que lo planificado inicialmente. 

Con 10 minutos al día planificando, estarás muy por encima del 98% de la gente. Dedica esos 10 minutos a planificar como si tu vida dependiera de ello, porque depende. 

PASO 4: Evita las tentaciones 

Una de las claves, quizá la más efectiva, es no levantarte hasta terminar un trabajo importante.  Combinándolo con planificar a primera hora te dará alas. Afrontarás el día con más energía y menos stress teniendo claro tu plan. No leas el correo, no hagas llamadas ni vayas a comentar ese asunto pendiente. Evita la farsa de empezar por las cosas pequeñas. Si empiezas por lo pequeño, estarás el día entero con pequeñeces que se multiplicarán, de una va saliendo otra y otra…de manera que siempre tendrás asuntos pendientes. ¿Te suena? 

Piensa en esa tarea que tienes pendiente de terminar desde hace unas semanas. La cosa se va alargando porque se inmiscuyen una y otra vez otros asuntos. Si a primera hora te sientas y te prometes no levantarte hasta acabarlo (prémiate con algo si hace falta), puede que tardes una hora mas, o dos, o una día entero, pero la sensación de haber hecho el trabajo difícil te dará otra perspectiva y se te verá como una persona muy eficiente. Si en cambio lo vas dejando y lo completas en varias veces, tardarás el triple en completarlo y evitarás mucho días el regusto amargo que dejan las cosas inacabadas. Evitando interrupciones, harás en una hora lo que te llevaría 3. Así que elimina tareas improductivas. Ojo, ninguna tareas es improductiva al 100%, pero quitan tiempo a las realmente importantes. Pregúntate siempre si lo que estás haciendo en ese momento merece la pena o no y si tiene trascendencia en un futuro. 

¿Lo haces ahora? 

Y antes de irte a casa, planifica el día anterior. Resiste la tentación de salir disparado porque tu jornada se ha acabado. Evitarás el «que hago ahora» nada mas empezar el trabajo al día siguiente. Lo afrontarás con más confianza y te irás a dormir con la cabeza mas tranquila, que no es poco. 

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PASO 5 La Perfección: 1 hora al día que te dará el control total 

Lograrás la perfección cuando encuentres una o dos horas al día en calma para pensar. Es increíble la de ideas y soluciones que vienen a la cabeza cuando se dedican unos minutos de seguido. Aparecen ideas sencillísimas que eliminan problemas que nos agobiaban durante tiempo. La solución siempre está en nuestra cabeza, sólo necesitamos pensar más tiempo para que salga. ¿Cuánto nos deberíamos dedicar a ello? Una hora es ideal. Y en solitario, no hagas nada mientras planificas, una sala de juntas vacía puede ser la mejor terapia. De un tirón y sin interrupciones, volver a retomar el hilo de pensamiento requiere otros minutos adicionales. Resiste la tentación de leer la prensa o de algún que otro trabajo facilón, simplemente planifica. 

Y haz que planifiquen. Cuando te pidan algo a última hora. «Me gustaría que también trajeras el expediente 23.758,» les dices que no da tiempo. Que planifiquen con antelación ellos también. 

A la hora de planificar concede siempre unos minutillos par el cambio de tareas y para refrescarte. La regla general es que cada 3 horas deberás conceder media para descansar y 5 minutos aquí y allá para los imprevistos y los cambios de planes. Además cuenta  con las emergencias y los fuegos a apagar que seguro  surgirán. Y no olvides reservar tiempo para ti mismo en  soledad. 

A veces tan solo el acto de planificar repasando nuestras metas, prepara el subconsciente para actuar. No aparece la solución el instante, pero si en las próximas 24 horas. Por supuesto que hay que actuar, pero soy partidario ante la duda de planificar en exceso. 

Planifica como quieras, pero planifica. Dejar todo a lo que salga solo tendrá impuntualidades, fallos graves de organización, tiempo invertido de más y pérdida de confianza en uno mismo, aparte de una mala imagen ante los demás. No tienes que ser rígido. Puedes pensar en varias cosas a la vez y dar vueltas a cientos de ideas por caóticas que parezcan. Ahorrarás un tiempo precioso con muchas. 

Una planificación caótica en la que pases de un pensamientoa otro sin orden también vale. Puedes apuntarlo todo en tu ordenador o en la tabla de corcho de la pared, míralo y piensa sobre ello. Ahí está la clave. Es mejor tener un mal plan que ninguno. Prueba, comete errores y cambia. Los errores son buenos, te mantienen alerta de por donde has de ir. Las pequeñas crisis no serán más que un ingrediente más para completar tu obra maestra. El resultado de planificarlo se convertirá en ahorrar 10 veces el tiempo que se dedica a ello. 

Recuerda que el subconsciente seguirá trabajando mientras descansas y se encargará de que aparezcan las soluciones, ya estás en la vía rápida. Visualiza como quieres que salga todo. Ten una bala en la recámara. ¿Que reuniones podré evitar para en su lugar completar otras cosas? ¿Qué puede fallar? No seas iluso, algo hará aguas por algún lado. Pero tú sabrás actuar tras tener todo atado. Una postura maquiavélica que te salvará de más de un apuro. 

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