Las 10 Trampas de la Gestión deltiempo

¿Reconoces las situaciones que vienen a continuación?

1.Visitantes inoportunos

¿Cuántas veces viene un compañero a tu mesa a  

preguntarte algo o simplemente a hablar del último chisme? 

5 minutos, que se convierten en media hora. Mas el tiempo 

adicional para volver a concentrarte. Una trampa invisible. 

¿Quién se resiste a dar su opinión sobre el último partido 

o sobre la última ‘movida política? A menudo va  

disfrazada de una conversación de trabajo, pero acaba  

transformándose en una conversación sin trascendencia. 

Hay 2 razones que nos empujan a dejarnos 

interrumpir: Somos humanos y nos gusta relacionarnos y  

por otro lado no queremos herir los sentimientos de los 

demás negándoles una conversación. Somos como una 

ONG.  

La única solución es aprender a decir que no. Con  

la mayor diplomacia del mundo y con una sonrisa di que 

no. Existen ciertas frases que te salvarán (con una sonrisa 

por supuesto). Di a quién te interrumpa: 

-»En estos momentos necesito terminar esto con  

urgencia, ¿Has preguntado a Juan el de la 2ª planta como 

solucionarlo? Creo que hace poco tuvo un caso similar.»  

-»Creo que tengo un par de ideas al respecto, ¿Qué 

tal si nos vemos luego a la salida y te lo comento?» 

O simplemente: 

-»Muy a mi pesar no puedo atenderte a hora, 

entiéndeme.» Sencillo y claro. No se van a enfadar si les 

das argumentos 

Para casos extremos valen las siguientes artimañas: 

Permanecer de pie mientras hablas. 

Vete al lavabo mientras hablas con ese proveedor  

tan pesado, seguirte se le hará más complicado. 

También vale el:»Perdona me están llamando.» 

Y la más efectiva: levántate y vete a la puerta durante 

la conversación. 

2.Usa bien el teléfono 

Es el mejor invento que ha habido, pero también  

puede ser tu peor enemigo. El mayor problema del 

teléfono no es el tiempo que pasamos hablando, sino el 

que tardamos en volvernos a concentrar en lo que 

hacíamos. Además solo hablamos un 20% con quien 

queremos, se pierden muchas horas en rellamar. 

Concentra tus llamadas de seguido y en los 

momentos donde menos fresco estés. Los momentos

brillantes son para los asuntos importantes. Apunta las 

llamadas y desvuélvelas de seguido en otra franja horaria 

que estés más disperso.

Uno de los trucos más efectivos es conocer el 

horario de tus interlocutores, tras algunas llamadas podrás 

observar que las veces que contesta suele ser a una  

determinada hora. Antes de comer y a primera hora de la 

mañana suele ser cuando la gente más está en su mesa

junto al teléfono. 

Las llamadas a primera hora que tantas veces se 

dan, no son muy útiles, derrochas tu mejor momento y es 

posible que no encuentres a nadie. La única excepción 

es para labores comerciales, como confirmar citas a 

primera hora de la mañana. Hazlas justo antes del  

mediodía. A esa hora mucha gente esta en su puesto de 

trabajo, ya se han cansado de dar vueltas por ahí. No 

estará de más que averigües sus horarios, pregúntales si 

es necesario. 

Curiosamente la mayoría cree que no pasa tanto 

tiempo al teléfono, pero las estadísticas son alarmantes. 

Pasamos bastantes horas colgados del auricular. No soy 

partidario de dejar que suene el teléfono, además de ser 

una falta de educación, el estrés que supone estar  

escuchando el pitido y saber que volverá a llamar, no

conduce a nada. 

Así que abrevia las llamadas, que tu tiempo es oro: 

• Cuando hables, intenta siempre cerrar la 

conversación desde el primer minuto. 

• Si te llama esa máquina social a la que le 

encanta contar sus aventuras de fin de 

semana pregúntale simplemente ¿Qué 

querías?  

• Utiliza el: «Dentro de nada tengo que ir a 

una reunión pero dime, dime…» Muy 

efectivo.  

• Si tienes que llamar tú, a primerísima hora  

y a última no encontrarás barreras en forma  

de secretaria 

• También ahorraras tiempo si asumes que 

la mitad de las veces nuestro interlocutor 

no entiende lo que queremos decir por lo 

que es importante poner énfasis en lo 

importante; ojo a lo que se asumen. 

• Para librarte con los que tiene ‘demasiadas’  

ganas de hablar no dudes en cortarles. No 

les rebatas nada porque estarán ansiosos 

por dar su opinión pero diles claramente 

que tienes otro asunto pendiente. 

Y si dispones de un asistente; genial, que pregunten 

lo más explícitamente el asunto a tratar.

Ojo, que no contestar al momento no es mala 

educación. Mala educación es no atender a quién tienes 

delante por una llamada.

Y mira siempre el tiempo que duran tus 

conversaciónes, te sorprenderás de tus ratos al teléfono.  

3. Aprende a decir NO 

¿Porque no dices ‘No’? 

¿Tienes miedo de ofender al que te pide algo? ¿No  

quieres que te vean como una persona que no puede con 

todo? ¿Tienes miedo al qué dirán si no soy capaz de 

hacerlo? ¿Miedo a no controlarlo todo? 

Cierto instinto nos empuja siempre a decir que sí.

Desde pequeños nos educaron en un ambiente donde  

decir sí era más correcto que el no. Aparte que gusta

agradar a los demás. Gusta que nos vean como a una  

persona que lo hace todo. Somos unos héroes. 

Pero la realidad es distinta. Si quieres conseguir  

tus objetivos importantes, tendrás que aprender a decir 

no a muchas cosas. Esto no quiere decir que no puedas 

ayudar a los demás, sino que lo hagas a su debido tiempo. 

Hay muchas situaciones laborales, donde uno traerá

muchos más beneficios que aceptar todo.

Conozco el caso de una persona que aceptaba 

todas las peticiones de otros. Se podía contar con ella 

para todo. Desde ir a recoger a alguien a cualquier sitio, 

ayudarte para que te enseñase cómo se hacían

determinado trabajo hasta gestionar las relaciones

con otros clientes en la ausencia de otras personas. Al 

cabo del día se encontraba extenuada y en absoluto  

satisfecha de lo que hacía. Un día me preguntó sobre  

cómo cambiar todo esto. Nos sentamos y enseguida

comprendió que era un problema de prioridades. Le dije 

que escribiese en un papel lo que era importante para 

ella, tanto en su vida laboral como personal. No tardo 

nada en hacerlo. ¿Entonces por qué no se dedicaba a ello

exclusivamente? Ella respondió que era, porque le pedían  

continuamente favores. No se dio cuenta que la gente se  

acostumbró a pedírselo todo porque ella siempre decía  

que sí. Acabó terminando por hacer todo lo que le pedían 

y descuidando lo que a ella le importaba. ¿Qué iba hacer 

para conseguir sus objetivos? En seguida se dió cuenta 

de que no podía aceptar todo lo que le pedían. Tenía que 

aprender a decir que no. Esto le iba a costar mucho, 

pero tuvo que decidir entre enfrentarse al hecho de  

provocar un rechazo inicial en los demás negándose a 

ayudarles siempre o hacer lo que ella se proponía.  

Este es un caso extremo. Pero es posible que a ti  

te ocurra con tu superior o alguien influyente. La clave 

esta en hacer ver a los demás que conseguirás mejores 

resultados si te concentras en lo importante. 

No peques de entusiasta y te comprometas a hacer 

todo lo que te pidan. No eres un salvador para los demás. 

Tu deseo de complacer puede ser tu defecto, no tu virtud. 

Imagínate sumergido en tu nueva tarea 

-»¿Qué tal?» te preguntan 

-»Bién»  

… la que se te viene encima tras ese sospechoso 

‘¿Que tal?’. 

-»Estábamos pensando, como representantes de 

la comisión de mejora de relaciones 

interdepartamentales que dada tu experiencia y saber 

hacer demostrada a lo largo de años (halago 

sospechoso), que podrías ayudarnos a colaborar en 

un plan de mejora de comunicación que se basa en  

tal y tal… 

Con cara de corderitos inocentes piden ayuda. 

Disfrazan un trabajo impresionante que no quieren hacer 

como una obra de caridad. Son especialistas en venir en 

momentos en los que no tienes reflejos para decir no. 

Primer paso, ante la duda diles que lo pensarás.  

Luego ármate de valor y con mucho tacto di que no. Una 

cosa es lo que te pidan tus superiores o un buen amigo y 

otra es hacer lo que otros no quieren hacer. Cuidado con 

los especialistas en pasártelo todo a ti, como el corderito 

que vino hace unos minutos. 

Los expertos en marketing saben mucho de esto.  

Apelan a nuestra educación para que los dejemos hablar. 

Una vez expuestos sus argumentos saben que es más  

difícil rechazar su oferta. Luego con los datos en la mano 

saben quiénes son más fáciles de convencer. Algunos

compañeros y amigos igual, tienen un arte especial para 

conseguir sus víctimas. Mucha sutilidad a la hora de pedir. 

A otros, en cambio, simplemente no les da ninguna  

vergüenza pedirlo todo. 

Poco o nada vas a poder hacer si no sabes plantarte 

y decir no. Destruirá tu orden de prioridades. Decir no, 

no es únicamente negarte a ciertas labores, también es 

cortar relaciones infructuosas o cambiar de empleo. No 

estar dispuesto a dejar que interfieran con tus objetivos. 

No es pecar de egoísta, ¿Quién lo es más? ¿El que quiere

absorber toda tu energía para conseguir sus objetivos o 

tú, que te niegas a trabajos que interfieran con los tuyos? 

4. Desorden personal 

Algunos parecen haber nacido ordenados, pero la  

gran mayoría vive en un desorden continuo. Las  

experiencias infantiles o una falta de preparación nos ha 

modelado. ¿Y tú? ¿Tienes un lugar propio para tus llaves? 

¿Tienes un lugar propio para cada cosa, gafas, pólizas de 

segura, documentos del banco, herramientas, de tal modo 

que tengas acceso al momento? 

Algunos son organizadamente desorganizados. 

Pueden encontrar un papel en un segundo de entre una 

selva de informes. No hay métodos que sirvan para todos. 

Pero ciertas máximas te harán la vida más fácil. Si 

empiezas a estar harto de tardar horas en encontrar cosas, 

de haber tenido ciertos problemillas por no entregar algo 

que te pidieron y de estar disconforme con la apariencia 

de tu mesa, es probable que tengas que cambiar de raíz 

tus hábitos en cuanto al orden. 

Nunca pienses que estas demasiado ocupado como  

para organizarte. Los desorganizados clásicos son una 

fuente de problemas para sus empresas o familias. Olvidan 

todo, no encuentran ningún documento y jamás terminan 

algo a tiempo. Tienden a trabajar más horas para  

compensarlo, pero aun así, nunca terminan de hacer las  

cosas bien. 

Partamos de tu mesa llena de papeles. Párate. Deja  

lo que estas haciendo y ponte a ordenar. No estás  

perdiendo tiempo de trabajo. Todo el tiempo que inviertas 

ordenando, lo ganarás con creces en el futuro. Un sistema 

de bandejas para diferenciar los trabajos es perfecto. 

Cuanto mas sencillo mejor. Una será para el material 

saliente ya solucionado y pendiente de archivar, otra para 

material entrante pendiente y otra para el material entrante 

que necesita de una tercera parte para continuar. La 

efectividad esta en proporción a su sencillez. Así podrás 

trabajar en una cosa al mismo tiempo sin pasar de un 

tema a otro constantemente. Ganarás horas, trabajando 

en una sola cosa al mismo tiempo. Cuado acabes con 

algo pasas a lo siguiente. Siempre siguiendo un plan 

trazado con anterioridad. 

Ya se encargarán otros de interrumpirte. No te  

interrumpas a ti mismo cambiando de tarea cada dos por  

tres. Cuando vengan nuevas gestiones las dejas en tu 

bandeja y sigues concentrado en lo tuyo. 

Utiliza una lista para todo, incluso para tareas  

personales. Multiplicará tu capacidad de planificación y 

te dará una visión exacta de tu situación. Podrás ver lo 

que es urgente y lo que lo parece y no lo es tanto. Te hará 

planificar lo importante, lo que deberías empezar aunque 

fuera poco a poco. Así no pierdes la perspectiva de tus 

objetivos importantes. Si lo que de verdad cuenta para 

tu trabajo es hacer un estudio sobre los costes de cada 

departamento, o tener que organizar una convención con  

todos los clientes, verás en tu lista que a largo plazo eso 

es lo importante. 

En la lista estará absolutamente todo lo que tienes 

que hacer. No dejes de escribir nada por insignificante 

que parezca. Si acaso escríbelo en diferentes categorías. 

Si no lo escribes, acabarás olvidándotelo o lo escribirán 

en cualquier papel y vuelta a generar burocracia. El 

trabajo que te lleve escribirlo será infinitamente inferior a 

tener los papeles encima de tu mesa consumiendo sitio y 

parte de tus nervios. 

5. Viajes 

Para mucha gente estas es uno de los mayores ladrones 

de tiempo. Los viajes de avión o tren a menudo nos 

pueden quitar medio o un día entero. Esto puede cambiar 

¿es posible aprovechar ese tiempo para avanzar? Si y 

además haciendo un trabajo de calidad. Durante un vuelo 

de una hora no tenemos interrupciones y una hora sin 

interrupciones equivale a tres de trabajo normal. 

Aprovecha al máximo ese regalo. Es una manera perfecta 

de cambiar tiempo perdido por trabajo de calidad. 

Puedes triplicar tu productividad. Los viajes largos en 

avión o tren son una gran posibilidad para enfrentarte a 

un problema en particular. Largo tiempo ininterrumpido 

pensando en un mismo tema, concentrado tus fuerzas en 

el hasta resolverlo. Muchas veces no obtienes la respuesta 

en el mismo día, pero al de un tiempo te aparece como 

por arte de magia. 

En las salas de espera de estaciones y aeropuertos 

ocurre lo mismo. Si embarcas al final cuando haya menos 

cola y llega puntual para coger el billete, dispondrás de 

un tiempo inmejorable para trabajo de calidad (ese que 

sólo se consigue a solas y sin interrupciones). Además 

cuenta con el tiempo añadido de los posibles retrasos. 

Libros enteros se han escrito en las salas de espera. 

Durante el viaje aprovecha los sitios que dan a la  

ventana ya que nadie pasará delante de ti para ir al 

servicio. Esto eliminara más interrupciones. Podrás  

dedicarte exclusivamente a ese trabajo que nunca terminas 

y que necesita mucha concentración. También puedes 

aprovechar para leer informes o diferentes artículos que 

has ido recopilando para leer con calma. ¿Has probado 

a llevar una grabadora? Redactarás cartas o recogerás 

pensamientos suelen surgir cuando menos te lo esperas.  

Llega puntual al aeropuerto o estación. No 

ahorrarás nada si vas a última hora con prisa. En la oficina 

decides quedarte hasta última hora para «ganar»tiempo. 

No ganas nada porque ese tiempo lo pasas agobiado  

pensando en que tienes que irte. Pero si llegas puntual a 

la estación estarás más calmado y podrás concentrarte 

mejor. Y ya en el hotel y en tus momentos de menor  

energía, aprovecha para poner al día tus notas de gasto y 

las hojas de dietas. 

Pero al mismo tiempo procura agrupar los viajes.  

Prepara todos los detalles al máximo. Muchas veces un 

viaje te lleva a otro ya que se dejan muchos temas sin 

cerrar. Si se hubiera planificado correctamente, esto no 

hubiera ocurrido. Aprovecha una zona geográfica para 

hacer tosas las visitas posibles y no tener que volver en 

breve. Otra opción con la que ahorrarás muchos días es 

encadenar los viajes. Si tienes que ir a diferentes puntos, 

haz uno detrás de otro. Le cogerás el punto a los viajes y 

se convertirán en días normales. 

Y en última instancia plantéate la alternativa 

de no hacerlos. ¿Puedes invitar a muchas de tus visitas 

a que vengan a tu oficina? Muchos viajes son 

evitables. En muchos casos es posible y además 

quedarás bien y darás una buena imagen. Tendrás 

toda la información a mano. Abusa de la 

videoconferencia, te ahorrará varios días de viajes 

innecesarios.  

6. Pero…, quién manda aquí 

Puedes tener la mejor intención del mundo, que si  

no tienes claro para quién es tu trabajo o quienes son tus 

superiores, la desmotivación puede hacer que tu 

rendimiento sea nefasto. 

Las empresas cambian a un ritmo de vértigo. Los 

puestos rotan a mayor velocidad. Las fusiones y  

absorciones entre empresas hacen que a menudo se 

dupliquen o eliminen puestos, seguramente ya habrás  

vivido una experiencia de ese tipo. Todo esto degenera 

en puestos de trabajo mal definidos, ¿el tuyo? No puedes 

permitírtelo. Es un problema grave y tienes que actuar.  

Con buena o mala intención siempre habrá alguien 

que quiera tener más responsabilidades. No dudará en 

hacer parte de tu trabajo si ve que eso sirve a sus 

objetivos. Esto ocurre, no debería, pero ocurre. 

Sobre el papel todas tienen su propio trabajo, pero  

la vida real es distinta. Hay varias partes en una empresa 

que pueden tener varias tareas solapadas. Departamentos 

tan próximos como logística y compras o comercial y 

marketing son un claro ejemplo. 

Cuando empiecen las interferencias, la solución es 

hablarlo con el compañero que las produzca. Todo con 

mucha tranquilidad. Si hace falta, hazlo un poco oficial y 

reúnete con el en un sitio aparte. Exponle la situación. Y 

tranquilidad, mucha tranquilidad. Un par de palabras con  

calma y en el momento exacto, pueden hacer milagros. 

Pregunta que se puede hacer al respecto (El poder de las 

preguntas). Abiertamente. No dejes que una situación  

mala se convierta en una peor. 

Pero has de hacerlo, háblalo y atrévete a discutir el 

problema, tu futuro esta en juego. Di que no hará falta 

acudir al jefe para solucionarlo, que entre vosotros  

podréis. En el noventa por ciento de las veces se hará un 

pacto de caballeros y el conflicto estará resuelto. Puede 

que te resulte desagradable pero no te quedará otro 

remedio. Cuanto antes atajes este problema, menos daño 

te causará en el futuro. 

Otras veces el problema nace de arriba, un jefe  

que cambia de opinión continuamente (que los hay) o es 

fácilmente influenciable puede ser un lastre. Demuéstrale 

los beneficios que supondría clarificar la responsabilidad. 

El tiempo que se ganaría si las tareas no se repitiesen. Si 

la persona X es responsable de ello y no tú, perfecto. 

Pero que entonces redefina cual va a ser tu trabajo. Le 

obligarás a pensar y ante esta tesitura tendrá que afrontar 

el conflicto y tomar una decisión. 

7. Mala comunicación 

Detrás de cualquier fracaso hay un malentendido. 

A menudo damos por sentado cosas que no son como  

creemos. Luego viene el error; no era lo que nos pedían. 

Y vuelta a empezar de cero. ¿Cuántas horas de trabajo 

desperdiciadas por haberlo interpretado a tu modo? Si 

intentaras captar al máximo lo que quieren de ti podrías 

ahorrar un tiempo inimaginable. 

Cualquier ejecutivo con experiencia puede pasar 

una tarde contando historias sobre malos entendidos.  

Como las historias de la mili. Clarifica al máximo lo que te piden o lo que pidas 

tu.  

Si algo puede ser malinterpretado, lo será.  

La tendencia a trabajar lo menos posible da una 

visión muy particular a tu interlocutor. Así que conviene 

no ahorrar explicaciones, cuanto mas claro y repetido 

mejor.  

Hay comunicadores natos. Se explican con claridad 

y les entiendes a la primera. Enseguida te hacen ver lo 

que buscan y como quieren que lo hagas. Tu captas la 

esencia a la primera y das el resultado que buscan. Otros 

lo hacen más difícil. Dibujan una maraña de órdenes y 

contraordenes indescifrables. Es el caso del jefe autoritario 

que no pide feedback para ver si lo has asimilado. Da 

por sentado que se le entiende. Con la mejor de las 

intenciones, te pones a hacerlo y al entregar el trabajo 

resulta no ser lo que buscaba. Tiempo perdido y la moral 

por los suelos. Ante la duda se pesado y pide que te lo 

explique de nuevo. Al cabo de un año ahorraras días de 

trabajo.  

Intenta que la información pase por las menos 

personas posibles. A menudo se dictan informes en los 

que se dicen frases que al pasar de una persona a otra se 

distorsionan. La expresión «es importante remarcar que  

se calculen los precios netos» fácilmente se transformará 

en una expresión «se pueden calcular los precios netos», 

si esto supone trabajo seguro que en el informa final no 

hay ni palabra de los resultados netos, y luego vienen los 

líos…  

Recuerdo una reunión de ventas en la que eran 

exigidos una serie de propuestas y ofertas para potenciar 

las ventas, que se darían a conocer en la siguiente reunión. 

En el traspaso de la propuesta a los jefes de delegación y 

en la posterior orden de estos a los comerciales, no quedo 

claro que resultados pedían para la siguiente reunión. 

Cada vendedor lo interpreto a su modo. El follón que se 

armo en la siguiente convención de ventas fue 

considerable. Hubiera valido con una circular por escrito 

sobre lo que se demandaba: por escrito. 

Cuando te intenten explicar algo escucha con 

atención. Sin interrupciones. Deja que tu interlocutor se 

explaye cuanto quiera. Poseemos cierta tendencia a dar 

todo por asumido. Hacemos nuestra propia película de 

lo que nos dicen. Una vez que este todo dicho, pregunta. 

No tengas miedo a que te clarifiquen todo y parecer tonto 

preguntando, piensa en el trabajo extra que ahorrarás  

con ello. Toma notas de lo que consideres mas importante, 

en un futuro serán comentarios muy valiosos. 

8. Falta de disciplina 

Ahora plantéate esta cuestión. ¿Te has preguntado 

alguna vez si eres lo suficientemente autodisciplinado para 

conseguir cualquier cosa que te propongas? La mayoría 

nunca lo ha hecho. Piensa sobre ello. 

¿Por qué la gente no tiene la disciplina suficiente para 

hacer lo que se propone? Dos causas: Cansancio físico y 

mental.  

Cansancio físico: 

A menudo estás cansado. A todas horas tienes que  

estar haciendo todo tipo de trabajos. Las interrupciones 

son constantes. Lo habitual en cualquier empresa. 

Para superarlo necesitas más energía: Intenta dormir 

más, a veces una noche larga de sueño ininterrumpido puede 

hacer milagros. Te cuesta soltar el mando del televisor 

cuando todavía son las 12.00, pero intenta irte una hora 

antes a dormir. ¡Notarás la diferencia! 

Cansancio mental: 

La otra causa de falta de indisciplina es la indiferencia 

por tu trabajo. Puede que lleves tiempo realizando el mismo 

trabajo repetitivo, día tras día. Esto te desmotiva. Quizá 

hace tiempo que quieres cambiar. Aunque sea así, mira como 

puedes mejorar tu trabajo con cosas nuevas. En el peor de 

los casos habrás aprendido algo nuevo, además los retos 

te forjarán en la autodisciplina. 

Hecha un vistazo al ciudadano medio del mundo 

desarrollado. No resiste un solo día sin envenenarse con  

comida basura, mirando la TV a todas horas. La eficacia 

no es moneda común; acuérdate de los que llegan tarde a 

sus citas, los .proveedores que no respetan fechas de 

entrega…La mayoría de empleadores lo confirman. La  

mitad llega muchas veces tarde. Pregunta en cualquier 

empresa y oirás cientos de casos de absentismo laboral. 

No tienen la disciplina suficiente para levantarse por las 

mañanas.  

Y la otra cara de la moneda, piensa en ese futbolista 

que es mejor estrella de marketing que futbolista. Para 

mantenerse en la cumbre, su disciplina le obliga a unos 

entrenamientos a fondo y a ensayar saques de falta horas y 

horas. Los deportistas de élite o los mediocres que se 

convierten en grandes, poseen una disciplina sistemática. 

Mantienen su peso a raya a pesar de su edad y nunca olvidan 

la disciplina. Muchos pilotos de Formula 1 pesan mas con 

los años, pero hay algunos que siguen pesando lo mismo 

año tras año y con una forma física increíble. El trabajo 

duro y a lo que se renuncia nunca se ve, solo de dice que 

siempre gana el mismo. A todas horas renuncian a dulces y 

grandes banquetes, sólo entrenan. Y empezaron solos, varias 

horas al día sin garantías de éxito. 

Pésate regularmente y visita al médico para que te de 

un toque da atención. Estarás muy por delante de todos en 

cualquier negocio si te mantienes en forma. Para que te 

respeten la autodisciplina es fundamental. Te da un sentido 

se superioridad, del que por supuesto nunca harás gala. Lo 

sabrás para ti y los demás lo notan. El disciplinado no 

necesita gritar ni amenazar para conseguir lo que quiere, la 

gente nota su superioridad y le da lo que pide.  

Hacer las cosas y hacerlas a tiempo atraerá como un  

imán más oportunidades para ti. La autodisciplina irradia 

atracción. Mira la televisión, mira en el deporte y encontrarás 

pistas. Mira en la calle y te darán mas pistas. Todos lo que 

parecen tener suerte, tienen autodisciplina. 

Como dice un escritor de éxito: «Son las 6.00 y aquí  

estoy. Estando escribiendo a primer hora del día. La única 

manera de tener mis libros en las tiendas….La única manera 

de empezar un tercer y un cuarto libro. Cuando ocurre algo 

yo continúo escribiendo. Yo soy vago, muchos  

conseguidores son vagos, todas las mañanas nos cuesta  

levantarnos. Todas las mañanas peleo conmigo mismo y  

tengo que hacer un terrible esfuerzo para levantarme de la 

cama, pero me levanto.» 

9. Crisis Management 

«¡Si es que me paso el día apagando fuegos!» 

Una, sino la mayor causa de pérdidas de tiempo, 

son las crisis que una vez y otra aparecen en nuestro 

trabajo. ¿Cuántas veces te ha ocurrido que el final del 

día estas sentado en tu mesa y todavía no has empezado 

lo que querías hacer por la mañana? 

La Ley de Murphy: Si algo puede salir mal, saldrá  

y en el peor momento posible. ¿Te suena no? 

¿Es un problema que se puede ignorar? A menudo  

surgen problemas a los que perfectamente se las puede 

dejar de lado, lo han de solucionar las personas  

responsables. Haz una prueba, intenta pasar de una crisis 

típica durante un día, al día siguiente podrás ver que no 

era para tanto y que te pudiste dedicar a una tarea mas 

importante. Tenemos que quitarnos ese complejo de «lo  

puedo todo» y meternos en estas crisis. Hay directores 

que no se meten en los problemas que saltan hasta 2 días 

después, saben que la mayoría son falsas alarmas.  

Un Truco que nunca falla es darte más tiempo para  

todo. Cuando te pidan fecha para terminar un proyecto, 

tu respuesta será darle un plazo lo mas corto posible para 

impresionarle. Ej. Estamos a Jueves y le respondes que  

estará para un lunes. Como siempre la Ley de Murghy se 

encargará de que surjan problemillas y verás que para el 

lunes no te va a dar tiempo. Además pasarás el fin de 

semana agobiado viendo que no te da tiempo. El martes 

lo entregarás tarde y las prisas puede que produzcan fallos 

en el resultado. 

En cambio si hubieras dicho que estaría para el 

miércoles hubiera pasado lo siguiente: para el lunes lo 

hubieras tenido casi terminado sin pasar un fin de semana 

agobiado. Los inevitables problemas de última hora lo 

habrán retrasado para el martes. El martes con un día 

mas de tiempo te da para repasar todo el trabajo y para 

el miércoles habrás entregado un trabajo de calidad. A 

los ojos de tu jefe habrás quedado como una persona  

efectiva. Añade siempre un 30% más de tiempo para  

planificar acciones. 

La manera más eficaz de acabar con las crisis es 

preverlas con antelación. Con mucho la medicina más  

efectiva. ¿Qué puede salir mal? ¿Qué o que personas en 

este proyecto pueden fallar? Una pista: A menudo suele 

ser una persona cuya ausencia durante un tiempo haga 

que un proyecto se tambalee. Identifica quién es.  

También puedes prever futuros desastres 

preguntando a tu equipo a o tus compañeros que ven 

ellos que pueda salir mal. Muchas veces se lo olerán, 

pero casi nunca lo dicen, ya que temen enfrentamientos 

con sus superiores y que les acusen de culpables. Es 

importante tener la confianza suficiente con la gente para 

que estos no tengan miedo de anunciar posibles 

problemas.  

Siéntate en una hora calmada y continúa apuntando  

todo lo que creas que puede ir mal. Escríbelo. La  

sensación de pararte a pensar al principio te resultará 

extraña. Te entrará una sensación de que no estas haciendo 

nada y tu conciencia está intranquila. Sigue pensando. 

Podrás evitar un montón de problemas si te dedicas a 

prever todo lo malo que puede surgir. El tiempo ahorrado 

en esta planificación te ahorrara horas y hasta meses 

enteros de problemas. 

10. Posponer, tu peor enemigo 

Posponer es lo que más separa de los que tiene 

éxito y los que solamente quieren tenerlo. Es el mayor 

destrozacarreras que conozco. Gente brillante e inteligente  

que por no agarrar el toro por los cuernos, pospone lo 

difícil eternamente hasta que se ganan una merecida fama 

de ineficaces. 

Los periódicos, el café extra son trampas que nos 

hacen creer que trabajamos y nos recuperamos pero en 

el fondo solo estamos posponiendo un trabajo. Observa 

algunas mesas que aumentan de volumen 

considerablemente. Cada vez toma más cafés y están mas 

en los pasillos, una triste defensa psicológica para no 

atacar su trabajo. 

Muchos pueden vivir con malos resultados, con un  

mal nombre en cuanto a su calidad de trabajo, las fechas 

límites no significan mucho para ellos. Su vida consistirá 

en librase del trabajo, llegar a casa ver la televisión y 

esperar a que el día siguiente puedan volver a librarse. 

Confían en que el trabajo desaparecerá o que alguien lo 

hará por ellos. Se auto sabotean con un bajo rendimiento, 

algunos son inteligentes pero nunca darán todo de si 

mismos. Otros esperan a la inspiración, y esta no llega. A 

menudo comenzar a trabajar en algo es la mejor manera 

de que la inspiración aparezca. Y otros tantos se sumergen 

en pequeños trabajos sin importancia con miedo a quedar 

mal si fallan en los grandes proyectos. Algunos, en cambio, 

son demasiado perfeccionistas y convierten en extenuante 

la mas pequeña de las tareas. Pero todos tienen en común 

el mismo defecto, posponen y nunca agarran el toro por 

los cuernos. Cierto pánico a lo desconocido nos hace 

continuar con nuestras costumbres y dejar para mas tarde 

cualquier intento de mejora. Empezar una tares larga nos 

cuesta. En el lote van roces y situaciones personales 

incómodas. Además será un trabajo considerable. Pero  

como posponer lo sencillo, lo convierte en complicado, 

hay que pasar por el aro y enfrentarse a la cruda realidad. 

La recompensa es grandísima. Y si no, acuérdate la última 

vea que decidiste enfrentarte a la realidad, pasaste un 

mal rato pero los beneficios fueron ingentes. ¿Te mereció 

la pena? 

Todo es empezar, la mitad del trabajo. Si retrasas  

te privas a ti mismo del éxito. Toda esa gente de éxito 

que tanto admiramos ya sean empresarios, actores o  

cualquier tipo dicen que lo importante no de su originalidad 

sino el ponerse a trabajar. El actor William Dafoe dice 

que se considera a si mismo como un conseguidor, alguien 

que simplemente se pone a hacer las cosas. Cuanto mas 

esperas a hacerlo, mas duro se hace. Automáticamente  

pierdes el control de ti mismo. 

Parte el trabajo en pequeños trozos. ¡Ya! Date una  

fecha límite y empieza, díselo a todo el mundo o  

escríbetelo y prémiate para conseguirlo. Ponte una fecha 

cercana, no pasa nada si hay que cambiarla a más tarde. 

Prémiate por los pequeños pasos. Empieza siempre por 

lo más difícil. Los primeros días quítate lo pero del trabajo 

y en esos días haz a primera hora lo que mas cueste.  

Mantén un horario fijo en el que tu cuerpo se acostumbre 

a ese trabajo duro. Si empiezas a las 8 a estar concentrado 

durante uno hora para completar informes y diseñar  

estrategias hazlo así todos los días. No importa que al 

principio sea todo desordenado y sin afinar, ya lo irás 

afinando con el tiempo, es un trabajo más fácil.  

Muchísimos tienen por costumbre posponer todo. 

No se dan cuenta de que la vida pasa y no consiguen  

nada. Dejan escapar oportunidades. Demasiado esfuerzo 

ponerse a hacer esas llamadas. Por un lado están los  

maestros de la postergación Los que calculadamente  

dejan todo para el final y sobreviven en cualquier trabajo 

haciendo lo justo. Pero tu caso es distinto. (Sino no habrías 

entrado en esta web). Tu no tendrás miedo a dar la cara 

frente a ese cliente enfadado, no ha estar horas de seguido 

MasEficaz.com  

Algunos trucos para eliminar la postergación. 

• Haz un plan detallado de todo lo que va a 

hacer falta y con fechas aproximadas de 

cuando se ha de cumplir. Decide cuando 

vas a empezar y cúmplelo a rajatabla. A 

menudo lo más difícil es empezar. 

• Empieza a trabajar en lo importante a una 

hora en que tu nivel de energía sea máximo. 

Sobre todo, haz las cosas más 

desagradables al principio. Tienes el gancho 

de que el resto del día será mejor, y 

efectivamente lo será. 

• Ponte fechas límite. Conforma de acerca 

verás que no queda otro remedio. Sino lo 

seguirás posponiendo. 

• Prémiate. Tomarte un café después de 

rellenar ese horrible formulario puede hacer 

maravillas.  

• Algunas tareas serán más complejas y de 

larga duración. Divídelas en pequeñas 

partes. No la veas como una sola tarea. 

Haz como si las partes fueran 

independientes entre sí. Aumentará tu moral 

si ves como completas las diferentes partes. 

• No caigas en la trampa de hacer las 

pequeñas cosas. Llegará un momento en 

que estarás mas cansado y entonces si que 

te será imposible empezar. 

• Visualiza los beneficios. 

• Pon fechas tope para terminar. Escríbelas 

si hace falta o díselo a alguien. Notarás la 

diferencia.  

• Combínalo si hace falta con otras cosas.  

Mientras ves la TV puedes limpiar la casa, 

o mientras escuchas música escribir ese 

tedioso borrador, ya lo corregirás en otro 

momento de inspiración. 

• Prueba a cambiar de aires, puede que en 

otro sitio la inspiración aparezca. 

• Encuentra la motivación y la energía 

necesaria, no falla el truco de hacerlo a 

primera hora… 

• Ponte una meta, 10 hojas al día, o 5 visitas 

de ventas al día, o 3 tareas desagradables 

completadas al día, 2 llamadas que no 

quieres hacer por mañana o 2 horas de 

trabajo ininterrumpido cada día. para 

completar ese trabajo. 

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