¿Solucionarás tu Sobrecarga de Información? Claro que sí

(Espero que este documento no acabe como muchos otros acumulando polvo, debido a tu “Sobrecarga de Información”.) 

No puedes saberlo todo.

Pero puedes saber todo lo que necesitas saber. ¿Y qué necesitas? Tómate un tiempo para contestar a esta pregunta. Y no dejes que nadie responda por ti.

Todo el mundo ha tenido y tiene problemas con la sobrecarga de información. Pero también hay gente bien informada y descargada de trabajo, así que la solución existe.

No reinventes la rueda. Construye un sistema que ha sido utilizado por muchos con éxito. Consiste en tirar lo “no válido” o “un poco interesante” y concentrarse solo en lo importante. Entonces lograrás tu sueño de tener una mesa permanentemente despejada y absorber toda la información de revistas, periódicos y libros, noticias y rumores. El sistema definitivo para manejar la información.

Ha llegado el día de hacerlo, de hecho, ya estás leyendo este artículo.

A por tu problema de sobreinformación (y el de todos)

¿Sobrepasas sistemáticamente las fechas límite?
¿Se te escapan las grandes ideas sin apuntarlas?
¿No duermes recordando donde guardaste aquellos documentos?
¿No sabes que cara poner, cuando tu jefe te pide por cuarta vez esos datos?
¿Depende tu vida de ese informático que recupere los archivos borrados de tu ordenador?

Necesitas absorber mas información para no quedarte atrás, pero…no te da tiempo…y no sabes todo lo que necesitas para acceder a esa promoción laboral…

Efectivamente, tienes el virus de Sobrecarga de Información, una de las enfermedades mas extendidas en el siglo XXI. Te asfixias entre tanto documento, libro y artículo pendiente. Además, la información se duplica cada 3 años (antes era cada siglo) e Internet genera cada vez más datos... ¿Hasta donde llegará esto? Y luego está la rumorología, de la que tampoco quieres prescindir, hay que estar al día de las intrigas palaciegas. Cada empresa tiene su política no hablada y cuanto más sepas, mejor para ti. No todos los datos van en soporte físico.

Los árboles no te dejan ver el bosque y no absorbes los datos clave. Te pierdes esa frase de un libro que puede cambiar tu vida, el dato que puede decidir tu mejor inversión o un detalle que te indicará como ascender (o que tu puesto peligra). Serás incapaz de interpretar un gesto que prevé un posible affaire o que en un año tu producto se quedará obsoleto y tengas que cambiar de profesión.

La información es más importante que el dinero. Es la clave de todo.

A por ellos

Tenemos varias excusas, para no agarrar el toro de la Sobrecarga de Información por los cuernos:
“Estoy muy ocupado.”
“Mis compañeros y sus interrupciones me roban todo el tiempo.”
“Es una falta de creatividad tenerlo todo tan controlado.”
“De momento voy tirando…”
Añade tu favorita: “Es que_______.”

Pero con los 4 Pasos que te propongo, no sólo podrás con la información pendiente sino que querrás más. Serás el rey de la información. No solo capearás la avalancha de datos sino que los exprimirás a tu favor.-

-Convencerás a los demás por disponer de los mejores datos.
-Te promocionarán por no sobrepasar las fechas límite.
-Dormirás mejor.
-Dejarás de fotocopiar todo para leerlo mas tarde… y salvarás muchos árboles. ¡Ya solo por eso!

De momento no tomes decisiones drásticas. Todavía no ataques esa columna de material pendiente de leer. Continúa leyendo este artículo hasta el final.

Se trata de leer toda la documentación importante a tu alcance, que no es poca. Obtendrás mas información leyendo que hablando. Absorbemos antes lo que leemos que lo que escuchamos. (¿Terminas el subtítulo de las películas de versión original antes de que acaben de hablar?) La solución es fácil, cuanto más leas mejor. Las reuniones, por tanto, no sirven. Solo tienen sentido para programar tareas complejas, donde cada parte tiene que aportar algo y ponerse de acuerdo con los demás. El efecto de varias personas concentrándose en resolver algo difícil y anticipando el futuro evita esos problemas, pero no son para absorber información.

Así que empieza buscando una hora solitaria al día para organizarte, una escapada al coche o a la cafetería de enfrente. Y recuerda que buscas un sistema adaptable a tu ritmo de vida, no el sistema absoluto.

 
LOS 4 PASOS BÁSICOS PARA CONTROLAR TU INFORMACIÓN

PASO 1 Haz inventario
PASO 2 Identifica tus prioridades
PASO 3 El ataque
PASO 4 Multiplica tu información disponible, ten tu propio equipo de expertos

PASO 1 Haz inventario
Echa un vistazo a toda la información pendiente y haz una lista: Informes + Correo + Revistas y periódicos +Libros + seminarios a los que quieres asistir.
Te ocupará fácilmente las 2 primeras horas. Pero ya habrás dado un gran paso.

Ármate de bolígrafos, rotuladores de colores, y sobres grandes. Agrupa el material relacionado en el mismo sobre y escribe lo que contiene. Márcalo con los rotuladores según su importancia. Rojo lo urgente e importante, azul menos urgente etc... Pon nombres a los sobres y por favor, evita el clásico “Varios”, se concreto. Una vez que tengas todo agrupado, tendrás paz mental. Ya no verás a todas horas cientos de hojas desperdigadas.

Al hacer inventario eliminarás muchos documentos con información solapada y otros tantos obsoletos. Desházte de ese artículo sobre estrategia empresarial, cuyo contenido escuchas a diario en las reuniones o de ese artículo sobre un sofisticado sistema de inversión que, visto lo visto, no es para tanto. Mucho de lo que guardas es inservible e irá de cabeza a la papelera. Ahora ya sabes lo que tienes pendiente, antes solo sabías que tenías “mucha información pendiente”.

Enhorabuena por este primer paso, la mayoría no llega hasta ahí. Tienes tu material ordenado y una lista con libros, webs o seminarios que te interesaría leer. Si es posible haz una carpeta con lo más importante y llévala siempre contigo. Podrás hojearla de camino al trabajo, mientras soportas esa horrible llamada, comes, ves la televisión o estás en una reunión (nadie se dará cuenta). Y aprovecha sobre todo los viajes. ¿Has probado a repasar ese material en la tranquilidad de una habitación de hotel?

PASO 2 Identifica tus prioridades
Éstas son las 2 verdades más importantes sobre la información:

• No puedes saberlo todo.
• El 80% de tu información entrante, solo tratará de tu trabajo e intereses personales (lo que conlleva evitar miles de noticias de información general).

No puedes saberlo todo.

Decide a lo que puedes renunciar y te quitarás el 50% de trabajo de encima.

Yo personalmente, tengo un inventario de libros pendientes de leer que repaso con frecuencia. Muchos no los leo y los pospongo eternamente. El tiempo deja obsoleto a muchos. Acabo encontrando nuevos libros cuya información mejora a varios de los pendientes. ¿Has probado suscríbete a un servicio de lectura resumido? Te quedarás con lo importante. Si el resumen se te ha quedado corto, siempre podrás leértelo entero.

Renuncia a esos libros que lleva tantos años a la cola. Deshazte de esas pilas de revistas cuya suscripción es perfectamente prescindible y olvida las noticias de carácter general, (te enterarás igualmente a través del “amigo bien informado” de turno). ¿Cuántos emails e informes puedes prescindir de leer y escribir? Te aseguro que muchos, pide que te borren de unas cuantas listas, hay mucha información que no te incumbe y solo te hace perder tiempo.

Y recuerda que podrás acceder a mucha información a través de tu red de contactos. Te dirán exactamente lo que quieres saber y no necesitarás leer tantos informes tan adornados y sin sentido. Eso te permitirá deshacerte de otro 50% de la información pendiente. Los que saben encontrar los conocimientos en otros, son más valiosos que los que tienen esos conocimientos.

Concentra el 80% de tu información únicamente en lo relacionado a tu trabajo e intereses

¿Qué es lo importante para tu trabajo y para tu vida personal?
Muy fácil, aquello que mejore tus puntos débiles. Aptitudes para sobrevivir y superar a la competencia. Esto incluye aprender nuevos programas de software, leer libros sobre las últimas tendencias, aprender algún idioma, mejorar tus conocimientos de venta, gestión de stocks o promoción de Webs, etc…

Y como no puedes saberlo todo, identificarás 5 áreas donde quieras hacerte fuerte. 5 y no más. Dividirás toda la información por esas 5 categorías. Y no valen temas tan generales como economía, ciencia o gestión empresarial. Se concreto, algo así como: Finanzas personales, Promoción Web, técnicas de mezclado de pinturas industriales, o cocina brasileña.

Para identificar estas 5 áreas, haz una lista con todo lo que te interese y planifica el orden de prioridades. ¿Ahora qué tiene preferencia sobre que? Juega con tu lista y cambia las prioridades. Mueve de un lado a otro los temas que te interese leer, hasta que tengas las primeras posiciones definidas. ¡Se paga un montón de dinero a consultores solo por hacer eso!

Si continuas teniendo mucho pendiente y no terminas de ordenar por prioridades, levántate y sigue sin leer esas montañas de información. No la atacarás hasta que tengas claramente definido que es exactamente lo que te interesa aprender. Quizás te convenga hablarlo con más gente. Quizás tengas que ponerte antes de acuerdo con tu jefe o compañeros que es importante leer y lo que no.

PASO 3 El ataque
Ya has dado el paso fundamental, tienes claro lo que es importante y lo que es prescindible.

Ahora ataca los papeles: Dedícate solo a un sobre de material a la vez y no pares hasta tomar decisiones. No vale lo de: “Mañana decido que hago con esto…” Toma la decisión ya, aunque sea errónea. Peor será que siga rondando por ahí.

Recuerda que siempre podrás recuperar el 99% de lo eliminado. De los resguardos de impuestos, pólizas de seguro, artículos de revistas, informes clave, cheques pagarés, extractos bancarios, correspondencia legal, resguardos de hipotecas, contratos o pólizas de seguro…siempre se puede pedir una copia. Nunca el original pero ¿Para que quieres el original? Entrénate tirando ese proyecto abandonado y sigue con esos artículos de periódicos y revistas de más de un año, cogerás valor y seguirás.

Vas progresando, tu escritorio no es perfecto, pero ya sabes en que información concentrarte. Al resto de informes y documentos que acumulan polvo en tu mesa ya les llegará su turno.

Recuerda: Bastará empezar con solo 1 hora semanal para absorber los datos que guardas. Con el tiempo se convertirá en una hora al día. Los grandes dominadores de información leen hasta dos horas al día. Empieza con una hora a la semana y en cuanto notes los primeros resultados, vete a más. ¿Que tareas puedes cambiar cada día por la absorción de información? Plantéate evitar esa reunión, acortar tu sobremesa o rebajar el tiempo en que te tomas un café.

Y ahora a por lo que te falta

¿Te falta algo? Llegó el más difícil todavía. Ahora que has tirado la mitad y conoces tus prioridades eres consciente de lo que necesitas. Un nuevo programa de software, una suscripción a una publicación nueva. Prepara una batería de emails solicitándolo. El puzzle se completa, es señal de que vas a mejor.

Mientras dure este periodo de puesta al día de la información maximiza tu tiempo:

Concentra las llamadas telefónicas
Haz todas las llamadas a la vez en una determinada franja horaria. Si el teléfono es un obstáculo, existen varios libros buenos sobre como gestionarlo. www.MasEficaz.com también da muy buenos consejos.

Aprende a escribir a máquina
Una gran opción. Tomarás multitud de datos sobre la marcha en el ordenador. Evitarás el engorro de miles de papeles merodeando por tu mesa, esperando a ser introducidos de nuevo en tu PC. Para entrenarte, toma notas tecleando en tu ordenador mientras hablas por teléfono.

Internet
Ante todo, invierte tiempo en saber buscar bien. Casi todos los datos necesarios están en la red. Todo el tiempo que pases mejorando tus aptitudes de búsqueda, multiplicarán por diez los resultados. No esta de mas que te leas los primeros capítulos de cualquier libro de informática. Si lees las primeras 30 páginas de un libro sobre Google, estarás muy por encima de la media a la hora de encontrar cualquier cosa.

Los emails
A menudo tú también eres el causante de la sobrecarga de información. Piensa antes de enviar cualquier correo. ¿Es realmente necesario que envíe esto? ¿Hay una mejor manera de informar? Aquí tampoco hay atajos. Como regla general, asegúrate de que la información enviada es de calidad.
Ojo, porque muchos no chequean sus emails regularmente y puede que una llamada sea lo más conveniente en algunos casos. La gente es reticente a dar la cara y muchos han visto un filón en los emails, pero tú no. Conocerás de primera mano como se toman lo que les dices…y evitarás la puñalada de una respuesta con copia multitudinaria sobre su disconformidad.

Lee y aprende palabras nuevas
Podremos tener ideas nuevas en función del vocabulario más o menos rico que podamos utilizar. Cada nueva palabra nos dará nuevas combinaciones de ideas. El límite es infinito…

Y ahora como si hubieras vuelto al colegio de nuevo, seguirás leyendo y aprendiendo. Tu mejor inversión.

PASO 4 Multiplica tu información disponible, ten tu propio equipo de expertos
La clave no está en conocer toda la información, sino en tener a mano a la gente que te la dé cuando la necesites. Estamos a un paso de ese dato que inclinará todo a nuestro favor. El conocido de un conocido nos lo puede proporcionar.

La habilidad de utilizar el conocimiento de otros es muy útil. No se trata de saberlo todo, sino de saber encontrar la información precisa. Y no es la que abunda en Internet.

Es puro management, que es la ciencia de conseguir las cosas a través de otros. Tú te especializarás en conseguir información. Como los buenos managers, no mandarás en voz alta, sino que persuadirás para conseguir lo que necesites. Los managers crean responsabilidades sutilmente y una vez que alguien les dice que si, saben que lo cumplirán. Haz tú lo mismo a la hora de conseguir tu equipo de expertos. Cultiva amistades, que lleva su tiempo, pero a cambio conseguirán por ti cosas a priori imposibles, y lo harán con entusiasmo.

Utiliza las comidas. Son perfectas para recopilar información y evitan pérdidas de tiempo. Llama a ese amigo (o enemigo) o compañero de trabajo que maneja buena información. No te dirá que si de un día para otro, pero hazlo con antelación y nadie te lo negará. Abre tu campo de amistades, y relaciónate con todos los estamentos. A menudo será un empleado raso el que te pueda informar con datos precisos y con conocimiento, el está en primera línea de fuego. ¿Quién mejor para ponerte al día? No descartes nunca a nadie. La mayoría sabe más de lo que aparentan. Nada es lo que parece y quién menos te esperas maneja datos que pueden disparar o frenar tu carrera.

Siendo honrado y llevándote bien con todos, acabarás ganándote al mas difícil. Pero calcula que te llevará un tiempo, sobre todo con los que están en un rango diferente y no comparten tus mismos objetivos. Ganarte a alguien de un nivel inferior, te costará lo mismo que a alguien de rango superior. Ambos te verán al principio con cierto rechazo. Cierto esnobismo de clase les impide congeniar contigo de buenas a primeras. Pero tu no te rindes fácil.

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